Come posso usare la casella di posta in arrivo condivisa?

SCADENZA: A partire dal 1° dicembre 2024, i vettori degli Stati Uniti bloccheranno tutti i telefoni non registrati. SMS. Non aspettare - completa la registrazione SMS immediatamente per evitare interruzioni del servizio.

L'utilizzo della nostra casella di posta condivisa consente ai membri del tuo team di vedere e rispondere ai messaggi dei clienti provenienti da diversi canali. Scopri quali sono gli strumenti a disposizione e come usarli per impegnarsi al massimo. Disponibile per i clienti di Customer Engagement e Centro di contatto.

Prima di iniziare:

Devi avere il ruolo di membro del team in Customer Engagement o il ruolo di agente in Centro di contatto per accedere alla casella di posta condivisa.
Un manager o un amministratore deve completare almeno uno dei seguenti canali prima che i membri del team possano utilizzare e rispondere ai messaggi nella casella di posta condivisa:
- Impostare una campagna di testo - Solo coinvolgimento dei clienti
- Impostare una coda di posta - Solo centro di contatto
- Impostare una chat web sul sito Web
- Configura una Facebook account aziendale
- Configura un Instagram account aziendale
- Imposta WhatsApp

Coinvolgimento dei clienti

Accedi alla nostra app GoTo desktop o web.
Dal menu di navigazione a sinistra, seleziona Casella.
Note: Per personalizzare le impostazioni della casella di posta condivisa, consulta Cambia le impostazioni della casella di posta.

Crea chat

(1) Usa il pulsante + Crea per creare un:
- Nuova conversazione: Invia un messaggio a un contatto condiviso. Tutte le risposte appariranno in Conversazioni all'interno della casella di posta condivisa.
  Restriction: Non è possibile creare nuove conversazioni di WhatsApp. Puoi rispondere a una conversazione in corso o iniziare una nuova conversazione tramite SMS invece.
- Nuovo messaggio di testo: Invia un messaggio ai contatti privati. Tutte le risposte appariranno sotto Il mio numero di SMS .
- Nuova chat diretta: Invia una chat diretta ai membri del tuo team. Tutte le risposte appariranno sotto la voce Chat dirette.
- Nuova chat di squadra: Crea una nuova chat di squadra con i membri del team della tua organizzazione. Tutte le risposte appariranno sotto la voce Chat del Teams.
(8) Permette di creare una nuova conversazione all'interno del canale selezionato.

Canali

(2) Quest'area mostrerà un elenco di tutte le caselle di posta condivise a cui l'utente è assegnato. Vedrai il nome della casella di posta e i canali a cui è connessa, ad esempio messaggi SMS/MMS, tra cui risposte alla campagna, WhatsApp, Facebook, Instagram e Webchat. Quando viene selezionato un canale, verranno visualizzati solo i messaggi di quel canale.
(3) Elenca tutti i messaggi privati del tuo numero di SMS personale. Quando viene selezionato il canale di un numero di telefono, verranno visualizzati solo i messaggi di quel numero.
(4) Mostra un elenco dei tuoi contatti preferiti.
(5) Mostra un elenco di tutte le tue chat dirette.
(6) Mostra un elenco di tutte le chat della tua squadra.

Ordina e filtra

Note: A seconda che il tuo manager abbia attivato o disattivato la modalità assegnazione nella casella di posta condivisa, potresti vedere o meno tutte le seguenti opzioni di ordinamento e filtro.

(7) Usa il menu a tendina della casella di posta condivisa per filtrare le chat per canale o numero di telefono.
(9) La scheda Aperta mostra un elenco di tutte le conversazioni in corso che non sono state contrassegnate come "chiuse". Puoi filtrare le conversazioni nei seguenti modi:
- Mi: Filtra l'elenco per mostrare i messaggi assegnati all'utente connesso.
- Altri: Filtra l'elenco per mostrare i messaggi assegnati ad altri membri del team. Per assegnare la conversazione, seleziona Assegna a me. Il precedente membro del team verrà informato che la conversazione è stata riassegnata a un altro membro del team.
- Non assegnati: Filtra l'elenco per mostrare i messaggi che non sono stati assegnati a un membro del team. Per assegnare una conversazione, seleziona Assegna a me.
- Assegnati a me: Filtra l'elenco per mostrare i messaggi assegnati all'utente collegato.
- Conversazioni con me: Un elenco che mostra tutte le conversazioni a cui ha partecipato l'utente corrente.
(10) La scheda Chiusi mostra un elenco di tutti i messaggi completati e contrassegnati come "chiusi".
(11) La scheda Archiviati mostra i messaggi precedentemente scambiati su un numero di telefono prima che fosse aggiunto alla casella di posta condivisa. Questa vista visualizza un elenco di tutti i messaggi originariamente associati alla casella di posta privata di quel numero di telefono.
(12) Filtra le tue chat:
- Tutti: Un elenco di tutti i messaggi.
- Non letti: Un elenco di tutti i messaggi non letti.
- Archiviati: Un elenco di tutti i messaggi completati e archiviati.
(13) Ordina le tue chat:
- Conversazioni recenti: I messaggi con la data e l'ora di creazione o di chiusura più recente appariranno in alto.
- Le conversazioni più vecchie: I messaggi con la data e l'ora di creazione o di chiusura più vecchie appariranno in alto.
- Messaggi recenti: I messaggi con la risposta più recente appaiono in alto.
- Messaggi più vecchi: I messaggi con la risposta più vecchia appaiono in alto.
  Note: Quando utilizzi le opzioni di ordinamento Messaggi recenti o Messaggi più vecchi, le conversazioni vuote appariranno in cima all'elenco.
- Recenti: I messaggi con la data e l'ora di creazione o di chiusura più recente appariranno in alto.
- Il più vecchio: I messaggi con la data e l'ora di creazione o di chiusura più vecchie appariranno in alto.

Coinvolgere le chat

(15) Usa Assegna o Assegna a me per assegnare una chat:
Note: Queste opzioni possono essere visualizzate o meno a seconda che il tuo manager abbia attivato o disattivato la modalità di assegnazione nella casella di posta condivisa.
- Membri del Teams: Seleziona Assegnami per assegnarti una chat.
- Manager: Seleziona il menu a tendina Assegna o Assegnato a [nome] per assegnare o disassegnare una chat a/da te stesso o a/da un altro membro del team.
  Note: Questa funzione potrebbe non essere inclusa nel tuo piano. Contatta il tuo agente di vendita per maggiori informazioni sui piani di GoTo Customer Engagement, sulle funzionalità incluse e sui prezzi.
(16) Segna una conversazione come "chiusa".

(18) Partecipa alle chat. Scegli da:

Azione	Descrizione
Solo per utilizzare Message Assistant - Customer Engagement	Seleziona il icona. Seleziona una delle seguenti opzioni: Suggerimenti: Genera una risposta personalizzata in base alla cronologia delle conversazioni del cliente. Deseleziona quali messaggi dalla conversazione desideri che Messaggio Assistant generi una risposta a. Genera: Genera un messaggio personalizzato indicando all'IA di Message Assistant cosa stai cercando di comunicare e quale tono utilizzare. Notice: Abilitando il Message Assistant, l'utente è consapevole e accetta che l'uso di questa funzione è soggetto ai Termini di GoTo AI.
Per inviare un'indagine	Seleziona l'icona .
messaggi già pronti	Note: Questa funzione potrebbe non essere inclusa nel tuo piano. Contatta il tuo rappresentante per maggiori informazioni sui piani di GoTo Customer Engagement, sulle funzionalità incluse e sui prezzi. Seleziona per utilizzare un messaggio già pronto per risposte rapide. Oppure digita la frase chiave per riempire il messaggio già pronto. Note: I messaggi già pronti creati da un Manager vengono condivisi tra tutti i membri del team che hanno accesso alla casella di posta condivisa.
Per inviare un allegato	Seleziona il icona. Tip: I file MMS includono immagini, PDF ecc. Consulta Quali tipi di file sono supportati per gli MMS? per maggiori informazioni sulle limitazioni delle dimensioni dei file e sui tipi di file supportati.
Per usare emoji	Seleziona il icona.
Per organizzare le tue conversazioni	Seleziona +Aggiungi tag.

Informazioni di contatto e cronologia

(11) La scheda Archiviati mostra i messaggi precedentemente scambiati su un numero di telefono prima che fosse aggiunto alla casella di posta condivisa. Questa vista visualizza un elenco di tutti i messaggi originariamente associati alla casella di posta privata di quel numero di telefono.
(14) Seleziona il menu a tendina dei contatti e scegli cosa vuoi fare:
Note: I contatti che non sono ancora stati collegati appariranno come un numero di telefono. Per maggiori informazioni su come collegare un contatto, consulta Come faccio ad aggiungere le informazioni di un contatto a una chiamata o a una chat?.
- Visualizza le informazioni del contatto (Vedi (20) per modificare un contatto).
- Visualizza la cronologia delle conversazioni
- Avvia una riunione con il contatto
- Rinuncia del contatto da messaggi SMS/MMS della tua organizzazione
- Crea un nuovo contatto (solo per i contatti non collegati).
- Cerca un contatto (solo contatti non collegati)
(17) Visualizza la cronologia delle conversazioni di un contatto.
(19) Il pannello laterale appare quando visualizzi le informazioni di un contatto o la cronologia delle conversazioni.
(20) Modifica le informazioni del contatto.

Centri di contatto

Accedi alla nostra app GoTo desktop o web.
Dal menu di navigazione a sinistra, seleziona Casella.
Note: Per istruzioni su come personalizzare le impostazioni della tua casella di posta condivisa, guarda qui.

Crea chat

(1) Usa il pulsante + Crea per creare un:
- Nuovo messaggio di testo: Invia un messaggio ai contatti privati. Tutte le risposte appariranno sotto Il mio numero di SMS.
- Nuova chat diretta: Invia una chat diretta ai membri del tuo team. Tutte le risposte appariranno sotto la voce Chat dirette.
- Nuova chat di squadra: Crea una nuova chat di squadra con i membri del team della tua organizzazione. Tutte le risposte appariranno sotto la voce Chat del Teams.

Canali

(2) La coda di posta in arrivo o il nome della casella di posta condivisa.
(3) Mostra i diversi tipi di canali all'interno di ciascuna coda di posta in arrivo e della casella di posta condivisa, come WhatsApp, Facebook, Instagram e Webchat. Quando viene selezionato un canale, verranno visualizzati solo i messaggi di quel canale.
(4) Mostra un elenco di tutti i tuoi contatti preferiti.
(5) Mostra un elenco di tutte le tue chat dirette.
(6) Mostra un elenco di tutte le chat della tua squadra.

Entrare e uscire dalle code di messaggi vocali in entrata

(7) Cambia il tuo stato per tutte le code di posta a cui sei assegnato.

Ordina e filtra

(8) Usa il menu a tendina per filtrare una coda di messaggi vocali in entrata in base a un canale o a un numero di telefono.
(9) La scheda Aperta mostra un elenco di tutte le conversazioni in corso che non sono state contrassegnate come "chiuse". Puoi filtrare le conversazioni nei seguenti modi:
- Mi: Filtra l'elenco per mostrare i messaggi assegnati all'utente connesso.
- Non assegnati: Filtra l'elenco per mostrare i messaggi che non sono stati assegnati a un membro del team. Per assegnare una conversazione, seleziona Assegna a me.
(10) La scheda Chiusi mostra un elenco di tutti i messaggi completati e contrassegnati come "chiusi".
(11) La scheda Archiviati mostra i messaggi precedentemente scambiati su un numero di telefono prima che fosse aggiunto alla casella di posta condivisa. Questa vista visualizza un elenco di tutti i messaggi originariamente associati alla casella di posta privata di quel numero di telefono.
(12) Filtra le tue chat:
- Tutti: Un elenco di tutti i messaggi.
- Non letti: Un elenco di tutti i messaggi non letti.
(13) Ordina le tue chat:
- Conversazioni recenti: I messaggi con la data e l'ora di creazione o di chiusura più recente appariranno in alto.
- Le conversazioni più vecchie: I messaggi con la data e l'ora di creazione o di chiusura più vecchie appariranno in alto.
- Messaggi recenti: I messaggi con la risposta più recente appaiono in alto.
- Messaggi più vecchi: I messaggi con la risposta più vecchia appaiono in alto.
  Note: Quando utilizzi le opzioni di ordinamento Messaggi recenti o Messaggi più vecchi, le conversazioni vuote appariranno in cima all'elenco.
- Recenti: I messaggi con la data e l'ora di creazione o di chiusura più recente appariranno in alto.
- Il più vecchio: I messaggi con la data e l'ora di creazione o di chiusura più vecchie appariranno in alto.

Coinvolgere le chat

(15) Segna una conversazione come "chiusa".

(17) Partecipa alle chat. Scegli da:

Azione	Descrizione
Per inviare un'indagine	Seleziona l'icona .
messaggi già pronti	Seleziona per utilizzare un messaggio già pronto per risposte rapide. Oppure digita la frase chiave per riempire il messaggio già pronto. Note: I messaggi già pronti sono condivisi tra tutti i membri del team che hanno accesso alla casella di posta condivisa.
Per inviare un allegato	Seleziona il icona. Tip: I file MMS includono immagini, pdf, ecc. Consulta Quali tipi di file sono supportati per gli MMS? per maggiori informazioni sulle limitazioni delle dimensioni dei file e sui tipi di file supportati.
Per usare emoji	Seleziona il icona.
Per organizzare le tue conversazioni	Seleziona +Aggiungi tag.

Informazioni di contatto e cronologia

(11) La scheda Archiviati mostra i messaggi precedentemente scambiati su un numero di telefono prima che fosse aggiunto alla casella di posta condivisa. Questa vista visualizza un elenco di tutti i messaggi originariamente associati alla casella di posta privata di quel numero di telefono.
(14) Seleziona il menu a tendina dei contatti e scegli cosa vuoi fare:
Note: I contatti che non sono ancora stati collegati appariranno come un numero di telefono. Per maggiori informazioni su come collegare un contatto, consulta Come faccio ad aggiungere le informazioni di un contatto a una chiamata o a una chat?.
- Visualizza le informazioni del contatto (Vedi (20) per modificare un contatto).
- Visualizza la cronologia delle conversazioni
- Chiama il contatto
- Avvia una riunione con il contatto
- Sfogliare insieme al contatto
- Rinuncia al contatto da Messaggi SMS/MMS della tua organizzazione
- Crea un nuovo contatto (solo per i contatti non collegati).
- Cerca un contatto (solo contatti non collegati)
(16) Visualizza la cronologia delle conversazioni di un contatto.
(18) Il pannello laterale appare quando visualizzi le informazioni di un contatto o la cronologia delle conversazioni.
(19) Modifica le informazioni del contatto.

App mobile

Accedi all'applicazione mobile GoTo.
Dal menu di navigazione in basso, seleziona Casella.

Impostazioni personali dell'app

(1) Personalizza le tue impostazioni app di GoTo per dispositivi mobili:
- Scegli il tuo interno attivo preferito
- Aggiungi un messaggio di stato
- Abilita/disattiva le preferenze di silenzio per le chiamate in arrivo e le notifiche sul tuo dispositivo.
- Personalizza le impostazioni del telefono e della segreteria, come ad esempio impostare trovami/seguimi, bloccare un numero esterno, impostare il saluto della segreteria, personalizzare l' ID chiamante, le opzioni di chiamata e gestire la posizione di emergenza.
- Imposta la risposta istantanea.
- Sincronizza il calendario
- Abilita le notifiche

Crea chat

(2) Crea un nuovo messaggio con un contatto o un numero di telefono condiviso.
Tip: Quando crei un nuovo messaggio con un numero di telefono non legato a un contatto, digita il numero di telefono completo di 10 cifre nella barra ricerca. Il numero di telefono apparirà come "numero sconosciuto". Tocca Seleziona e poi tocca Crea per avviare il nuovo messaggio.

Messaggi vocali in entrata e canali

(3) Dove accedi alla casella di posta condivisa. Le conversazioni in entrata o in uscita tra l'utente e un contatto condiviso appariranno qui.
(4) Dove accedi alla tua casella di posta privata. Le conversazioni in entrata o in uscita tra l'utente e un contatto privato appariranno qui.
(5) Il nome della casella di posta. Se sei assegnato a più caselle di posta, seleziona il nome della casella di posta per passare a una casella di posta diversa..
(6) La scheda Aperta mostra un elenco di tutte le conversazioni in corso che non sono state contrassegnate come "chiuse" o "risolte".
(7) La scheda Chiuse mostra un elenco di conversazioni che sono state contrassegnate come "chiuse" o "risolte".
(10) Filtra le conversazioni nei seguenti modi:
- Tutti: Filtra l'elenco per mostrare tutti i messaggi.
- Non assegnati: Filtra l'elenco per mostrare i messaggi che non sono stati assegnati a un membro del team. Per assegnare la conversazione, seleziona Assegna a me.
  Note: Potresti vedere o meno l'opzione di assegnare/disassegnare una conversazione a seconda che il tuo manager abbia attivato o disattivato la modalità di assegnazione nella casella di posta condivisa.
- Assegnati a me: Filtra l'elenco per mostrare i messaggi assegnati all'utente collegato.

Partecipa alle chat

(11) Seleziona un messaggio da coinvolgere.
(12) Il nome o il numero di telefono del contatto.
(13) Indica il nome del canale da cui proviene il messaggio e la durata della conversazione.
(14) Trasforma la conversazione in una telefonata.
(15) Visualizza i dettagli della conversazione, come il canale, la casella di posta, il tipo e la durata.
(17) Partecipa a una conversazione:
- Scrivi un messaggio e invia la tua risposta al contatto.
- Tocca l'icona per selezionare un file o un'immagine da allegare.
  Tip: I file MMS includono immagini, pdf, ecc. Consulta Quali tipi di file sono supportati per gli MMS? per maggiori informazioni sulle limitazioni delle dimensioni dei file e sui tipi di file supportati.
(21) & (22) Riproduci le note vocali in entrata e invia quelle in uscita.
Note: Le note vocali sono disponibili solo se è stato impostato il canale WhatsApp.

Informazioni di contatto e cronologia

(12) Il nome o il numero di telefono del contatto.
(16) Visualizza ulteriori informazioni sulla conversazione e contattaci:
- (18) & (19) Visualizza e modifica le informazioni del contatto e la cronologia delle conversazioni
- Collega alla conversazione un contatto nuovo o diverso.
  Note: Se si tratta di un nuovo contatto, dovrai prima creare un contatto condiviso, poi rientrare nella conversazione e collegarla al contatto condiviso appena creato.
- Assegnazione/disassegnazione della conversazione a te stesso
  Note: Potresti vedere o meno l'opzione di assegnare/disassegnare una conversazione a seconda che il tuo manager abbia attivato o disattivato la modalità di assegnazione nella casella di posta condivisa.
- Risolvi/chiudi la conversazione
(18) Visualizza e modifica le informazioni del contatto.
(19) Visualizza la cronologia delle conversazioni del contatto.
(20) Segna il contatto come preferito.