Guide de l’organisateur

Lorsque vous rejoignez la réunion pour la première fois, vous êtes invité à choisir le mode d’écoute de l’audio, la caméra, et la façon dont vous apparaîtrez dans la réunion au lancement. Cliquez sur l’icône des paramètres pour basculer entre les modes ou les périphériques audio.

• Sélectionnez Ordinateur (Computer) pour utiliser le micro et les haut-parleurs de votre ordinateur.
• Sélectionnez Téléphone (Phone) pour vous connecter à la conférence audio par le biais de votre téléphone ou pour demander à GoToMeeting de vous appeler.

Contrôlez votre audio à l’aide de l’icône d’audio située au bas du Visualiseur, dans la liste des participants ou dans l’onglet Grab (Capture). L’icône d’audio est rouge lorsque votre son est coupé et verte lorsque votre son est activé. En savoir plus.

Pour basculer entre les options Audio sur l’ordinateur (Computer audio) et Audio par téléphone (Phone audio), cliquez sur l’icône des paramètres.

Le panneau des personnes affiche la liste de tous les participants et vous donne accès aux commandes GoToMeeting. Cliquez sur l’icône de flèche en regard du nom d’un participant pour afficher les options disponibles :

• couper l’audio ;
• désigner comme présentateur ou co-organisateur ;
• prendre le contrôle du clavier et de la souris .

Pour rejoindre une réunion, les participants ont besoin de l’URL d’accès ou de l’ID de réunion à 9 chiffres. Vous pouvez facilement rechercher et copier ces informations pour les envoyer.

1. Cliquez sur l’icône des personnes.
2. Au bas du panneau des personnes, cliquez sur Copier le lien de la réunion (Copy Meeting Link). Le lien de la réunion est copié dans le presse-papiers. Vous pouvez le coller facilement où vous le souhaitez.
3. Cliquez sur Inviter des personnes (Invite People) dans la partie inférieure du panneau des personnes. La fenêtre Inviter des personnes (Invite People) s’ouvre. Vous pouvez y copier l’URL ou générer un e-mail d’invitation.

Souriez ! Pour démarrer et arrêter le partage de votre caméra, cliquez sur l’icône de caméra dans le Visualiseur ou le Panneau de configuration. En savoir plus.

Remarque : Vous souhaitez d’abord afficher un aperçu de votre caméra ? Sélectionnez l’icône Paramètres. Un aperçu du flux de votre caméra s’affiche instantanément.

Vous pouvez partager votre écran ou une application spécifique avec d’autres participants de la réunion. Utilisez le bouton d’écran du Visualiseur ou du Panneau de configuration pour démarrer et arrêter rapidement le partage de votre écran. En savoir plus.

Le Visualiseur et le Panneau de configuration comportent un panneau de chat qui vous permet d’échanger des messages avec d’autres participants. Vous serez informé si vous recevez un chat alors que votre panneau de chat est réduit. Utilisez le menu déroulant Envoyer à pour sélectionner vos destinataires :

• Tous : envoyez un message à tous les participants de la réunion.
• Organisateur(s) uniquement : envoyez un message exclusivement aux organisateurs et aux co-organisateurs.
• Participant spécifique : envoyez un message privé à cette personne.

Pour enregistrer un fichier .RTF du journal de chat, cliquez sur GoToMeeting dans le menu supérieur, puis sélectionnez Enregistrer le journal de chat. Lorsque vous y êtes invité, sélectionnez l’emplacement d’enregistrement du fichier sur votre ordinateur, puis cliquez sur Enregistrer.

GoToMeeting permet d’enregistrer vos réunions (y compris les écrans partagés et l’audio) et de les convertir dans un format partageable. Cela vous permet de partager facilement les réunions précédentes avec d’autres personnes. En savoir plus.

1. Cliquez sur l’icône d’enregistrement dans le Visualiseur ou le Panneau de configuration.
2. Accédez à votre enregistrement aux emplacements suivants :

• Si vous enregistrez dans le cloud, recherchez votre enregistrement sur votre compte Web.
• Si vous enregistrez localement, Recording Manager vous invite automatiquement à convertir l’enregistrement.

Vous pouvez verrouiller votre réunion pour empêcher des participants non invités de rejoindre la session en cours. Cela signifie que vous ne serez plus dérangé par l’arrivée de nouveaux invités si la session dépasse la durée planifiée et que vous avez des réunions consécutives.

1. Positionnez le bouton « La réunion est verrouillée » (Meeting is locked) sur Activé (On).
2. L’icône de verrouillage s’active et vous recevrez une notification lorsqu’un participant tente de rejoindre votre session.
3. Pour déverrouiller l’icône et autoriser tous les autres participants en attente à rejoindre la réunion, positionnez le bouton « La réunion est verrouillée » (Meeting is locked) sur Désactivé (Off). L’icône affiche un cadenas ouvert.

Le menu GoToMeeting propose des fonctionnalités et outils supplémentaires à utiliser pendant votre session, y compris la vérification de votre audio, la modification de votre nom et de votre e-mail et la modification des préférences de votre application. Pour accéder au menu déroulant, cliquez sur GoToMeeting en haut du Visualiseur ou du Panneau de configuration.

Pour revenir à l’ancienne interface, accédez à la page Paramètres (Settings). Pour plus d’informations, reportez-vous ici.

1. Connectez-vous à votre compte à l’adresse https://global.gotomeeting.com.
2. Cliquez sur Paramètres (Settings) dans le menu de gauche, puis sur Nouvelle expérience (New Experience).
3. Cochez la case « Utiliser le nouveau design de réunion » (Use the updated meeting design) et cliquez sur Enregistrer (Save).
4. La prochaine fois que vous organiserez ou rejoindrez une réunion, vous exécuterez l’ancienne version GoToMeeting.

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