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Comment configurer une ligne d’annonce ?

Les lignes d’annonce permettent aux appelants d’entendre un message pré-enregistré, tels qu’une annonce quotidienne d’école, une vente ou une promotion saisonnière, etc. Comme les annonces changent en permanence, il est utile de configurer ces lignes de manière à ce que tout utilisateur puisse enregistrer et mettre à jour ces enregistrements sans devoir accéder au portail d’administration.

Avant de commencer : Vous devez disposer des droits d’administrateur ou de super administrateur.
À propos de cette tâche :
Remarque :
  • Si les annonces ne changent pas souvent ou si un administrateur système met à jour les enregistrements, vous pouvez envisager d’utiliser un clip audio dans un plan de numérotation plutôt que les opérations ci-dessous.
  • Les appelants devront être dirigés vers la ligne d’annonce via répondeur vocal automatique de votre plan de numérotation ou en dirigeant un numéro de téléphone vers le poste.
  1. Connectez-vous à l’adresse https://my.jive.com/pbx.
  2. Cliquez sur Boîtes vocales partagées dans la barre latérale de gauche, puis cliquez sur Ajouter une boîte vocale partagée.

    Remarque : Cette boîte vocale partagée ne sera utilisée que comme ligne d’annonce.

  3. Le prochain numéro disponible s’affichera automatiquement dans le champ Poste ; changez-le si nécessaire.
  4. Entrez un Nom pour la boîte vocale partagée.
  5. Cliquez sur Icône de coche du portail d’administration et ensuite sur la boîte vocale partagée nouvellement créée.
  6. Depuis Boîte vocale > Options de notification, activez toutes les Notifications par e-mail.
  7. Sélectionnez l’Adresse e-mail du destinataire des notifications de messagerie vocale.
  8. Facultatif : Depuis Options générales, choisissez Rediriger vers un poste, puis sélectionnez le poste souhaité. Ceci permet à un appelant d appuyer sur 0 pendant l’annonce pour être transféré au début d’un plan de numérotation ou sur une autre ligne pour obtenir de l’aide.

    Remarque : Activer ce paramètre n’invite pas automatiquement les appelants à appuyer sur 0 pour être redirigés vers un autre poste. Vous devrez inclure ces instructions dans l’enregistrement de votre annonce.

  9. Cliquez sur Enregistrer.
  10. Enregistrez votre annonce.
Que faire ensuite : Une fois que vous avez créé une ligne d’annonce, vous pouvez y acheminer un numéro de téléphone ou l’ utiliser comme option dans un plan de numérotation.

Enregistrez des annonces.

  1. Composez *98 sur un téléphone.
  2. Entrez le poste attribué à la ligne d’annonce.
  3. Entrez le mot de passe de messagerie vocale (par défaut, 0000).
  4. Appuyez sur 0 pour les options de la boîte vocale, puis appuyez sur 4 pour enregistrer un message temporaire.

    Remarque : Une fois enregistré, ce message prévaut sur tout autre message d’accueil de la boîte vocale. Dans votre enregistrement :
    • Enregistrez de 10 à 20 secondes ou plus de silence après votre annonce pour vous assurer que l’appelant n’entend pas de bip et ne laisse pas de message vocal.
    • Si l’option Redirection vers un poste est activée, incluez l’instruction d’appuyer sur la touche 0 pour être transféré vers le poste spécifié (voir l’étape 8 ci-dessus).

  5. Suivez les invites vocales pour accepter, revoir ou réenregistrer votre enregistrement.
  6. Facultatif : Pour supprimer un message temporaire, composez *98 ou *99 pour accéder au menu de la messagerie vocale. Appuyez sur 0 pour les options de la boîte vocale, 4 pour enregistrer le message temporaire, puis 2 pour supprimer le message temporaire. Si vous êtes administrateur système, vous pouvez aussi le supprimer directement depuis le portail d’administration.