Domande frequenti sulla pianificazione
Consulta di seguito le domande frequenti sulla pianificazione delle riunioni.
Argomenti trattati in questo articolo:
Pianificazione di una riunione
Configurazione di una riunione
Domande generali
Sono nuovo GoTo Meeting e devi configurare una riunione. Cosa devo fare?
Benvenuto! Ecco alcune informazioni introduttive. Per iniziare, accedi all'account e fai clic sul pulsante arancione Pianifica. Verrà aperta una finestra dove è possibile impostare i dettagli. Vedi Come posso creare una riunione? per ulteriori informazioni!
Pianificazione di una riunione
Come si imposta una riunione ricorrente (ad esempio, ogni lunedì)?
Puoi farlo facilmente selezionando " Sala riunioni online " come tipo di riunione. Una volta selezionata questa opzione, puoi avviare nuovamente lo stesso collegamento della riunione, quando necessario. Per invitare altre persone a partecipare alla riunione utilizzando un'applicazione di calendario di terze parti (ad esempio Microsoft Outlook o Google Calendar), basta includere l'URL di accesso alla nuova riunione. Vedi Qual è la differenza tra una riunione singola e una riunione in sala riunioni? per ulteriori informazioni.
Come si modificano la data e l'orario di una riunione ricorrente?
Poiché la tua riunione ricorrente non è associata a una data o un orario (perché non scade mai), non è necessario eseguire l'aggiornamento GoTo Meeting anche se le modifiche alla pianificazione delle riunioni sono state apportate. È sufficiente aggiornare la data e l'orario nell'applicazione di calendario utilizzata per invitare altri utenti alla riunione per informare i partecipanti delle modifiche alla pianificazione.
Se hai pianificato una riunione una tantum, dovrai modificare la data e l'ora della riunione.
Si verificano problemi nella selezione dell'orario corretto per la riunione.
Se pianifichi una riunione che si svolgerà più volte ( i.e sala riunioni online), poi non è necessario pianificare una data e un orario. Le riunioni ricorrenti sono disponibili 24 ore su 24, 7 giorni su 7 e non scadono mai.
Se pianifichi una riunione che svolgersi una volta, poi GoTo Meeting visualizzare automaticamente la data odierna e l'ora più vicina in futuro in base al fuso orario dell'account. È possibile modificare la data e l'orario predefiniti come segue:- Data: fai clic sulla data per aprire il menu a discesa del calendario, quindi scegli la data desiderata (utilizza le frecce di direzione per scorrere i mesi).
- Orario: fai clic sull'orario per aprire il menu a discesa, quindi immetti l'ora di inizio, utilizzando i due punti per separare ore e minuti. Puoi anche digitare l'orario in base al sistema di 24 ore, senza specificare "AM" e "PM" (ad esempio, se digiti "14:00", l'orario di inizio viene impostato automaticamente su 2:00 PM, anche se il menu a discesa è impostato su "AM"). È possibile pianificare riunioni solo in orari futuri.
- Durata: fai clic sul menu a discesa della durata e seleziona la durata desiderata per la riunione (ad esempio, 30 o 60 minuti).
- Fuso orario: se desideri modificare il fuso orario della riunione, fai clic su Fuso orario della riunione. Se viene visualizzato un avviso relativo all'orario di inizio, potrebbe essere necessario verificare la data o il fuso orario dell'account. Se lo desideri, puoi selezionare un fuso orario diverso per la riunione (ad esempio, il fuso orario dei partecipanti). GoTo Meeting convertire automaticamente l'orario di inizio nel fuso orario per semplificare la pianificazione.
È possibile mantenere lo stesso ID riunione e/o gli stessi numeri di telefono per tutte le riunioni?
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È possibile semplificare le riunioni prenotando una sala riunioni personalizzata, con un URL personalizzato e disponibile 24 ore su 24 e 7 giorni su 7 tramite l'ID riunione ricorrente.
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Puoi anche pianificare una sala riunioni online, che non scade mai e è sempre disponibile. Ogni riunione pianificata GoTo Meeting ottenere un ID riunione univoco e informazioni audio, ma se utilizzi la stessa riunione ricorrente per ciascun evento delle serie di riunioni (anziché pianificare una nuova riunione per ogni sessione), l'ID riunione e le informazioni audio rimarranno invariate.
Come faccio a invitare i partecipanti alla riunione?
Quando fai clic su Salvare per pianificare una riunione, GoTo Meeting generare automaticamente il testo dell'invito con tutte le informazioni per partecipare alla riunione, incluse le informazioni audio.
Fai clic Copia invito e apri l'applicazione di calendario, ad esempio Microsoft Outlook o Google Calendar. Apri una nuova riunione o un appuntamento nel calendario, seleziona la data e l'orario e aggiungi le persone dall'elenco dei contatti, così come fai normalmente per le altre riunioni. Poi incolla la GoTo Meeting e invia l'invito al calendario. Visualizza Come posso invitare altri utenti alla sessione? per ulteriori informazioni.
Puoi anche integrare GoToMeeting con il Calendario di Microsoft Outlook o con Google Calendar per facilitare la pianificazione e la gestione delle riunioni. Accedi al tuo account online e vai alla Impostazioni pagina per ulteriori informazioni.
È possibile pianificare riunioni sovrapposte?
Sì. È possibile pianificare più di una riunione nella stessa fascia oraria ma si può avviare una sola riunione per volta. Se provi a pianificare riunioni sovrapposte, verrà visualizzato un avviso per informarti del conflitto di orario. Per ulteriori informazioni, vedi È possibile pianificare riunioni sovrapposte?.
Puoi tuttavia assegnare a ogni riunione un coorganizzatore che si occuperà di avviare la riunione. Inoltre, se stai partecipando a una riunione e vuoi uscire senza farla terminare per tutti, puoi assegnare il ruolo di organizzatore a un altro partecipante, in modo che la riunione possa continuare.
Tieni presente che per assegnare un coorganizzatore, devi entrambi i membri della stessa GoTo Meeting account. Per aggiungere più postazioni all'account, puoi modificare il piano in qualsiasi momento.
Quanto può durare una riunione?
Per le riunioni singole, puoi selezionare fino a 8 ore dal menu a discesa. Puoi anche digitare manualmente la durata desiderata (in minuti). Tieni presente che la tua riunione non è possibile tagliare se supera questo periodo durante la sessione.
Se desideri pianificare una riunione senza specificare la durata, prova a pianificare una riunione ricorrente. Questo tipo di riunione non è associato a una data o a un orario e non scade mai.
Con quanto anticipo è possibile pianificare una riunione?
Puoi pianificare la riunione con tutta l'anticipo in modo che tu risponda. Usa semplicemente il calendario per scorrere tra mesi e anni.
Avvio di una riunione
Come si avvia una riunione?
Puoi avviare facilmente la riunione individuandola nel web oppure GoTo Meeting app desktop oppure facendo clic sul collegamento della riunione. Visualizza Come posso avviare una sessione pianificata?.
Consulta assistenza video per scoprire di più su come controllare l'audio, condividere lo schermo e utilizzare altre funzionalità durante una riunione.
È possibile avviare una riunione prima dell'orario pianificato?
Sì. La riunione diventa disponibile subito dopo la pianificazione e puoi quindi avviarla quando lo desideri.
Puoi inoltre avviare la riunione più volte: questo è il modo migliore per prepararsi allo svolgimento reale. L'avvio in anticipo di una riunione non modifica la pianificazione né gli inviti.
Nota: tieni presente che se hai pianificato una riunione in qualsiasi momento, puoi avviarla quando desideri perché non scade mai.
Non vedo la riunione in Riunioni personali. Cosa è successo?
Nella pagina Riunioni personali sono elencate tutte le riunioni programmate, in corso e ricorrenti. Se hai appena pianificato una riunione, prova ad aggiornare la pagina per visualizzarla. Puoi anche fare clic su Mostra riunioni degli ultimi 30 giorni per visualizzare più riunioni (incluse quelle il cui orario di inizio è già passato).
Se nella sezione Mostra riunioni degli ultimi 30 giorni non vengono visualizzate riunioni, è possibile che la riunione sia scaduta. Se non vuoi che la tua riunione scada, prova con la pianificazione di una riunione ricorrente.
Configurazione della riunione
Come si imposta o si modifica il fuso orario dell'account?
Fai clic sull'icona del tuo profilo nella parte superiore sinistra della pagina, quindi Il mio profilo. In "Fuso orario", selezionare il fuso orario desiderato e fare clic su Salva..
Se si modifica una riunione pianificata, vengono modificati anche l'ID riunione e le informazioni per la chiamata telefonica?
La modifica dei dettagli della riunione, come la data e l'orario, non influisce sull'ID della riunione o sulle informazioni relative all'audio di una riunione già pianificata.
Se aggiungi numeri per la chiamata telefonica per altri paesi, verranno modificati i numeri di tutti i paesi. Questo perché GoTo Meeting generare in modo casuale le informazioni di chiamata disponibili per tutti i paesi selezionati.
Quando vengono salvate le modifiche apportate a una riunione pianificata, viene creato un messaggio di invito aggiornato. Puoi utilizzare tale testo per informare i partecipanti del nuovo orario o delle nuove informazioni sull'audio.
Come si impostano o si modificano le opzioni audio per le riunioni?
Per visualizzare o modificare le preferenze audio per tutte le riunioni, accedi all'account e vai a Impostazioni.
Puoi anche modificare le opzioni audio di una determinata riunione quando pianifichi o modifichi una riunione. Per modificare una riunione, individua la riunione che desideri modificare in Riunioni personali e fai clic sull'icona Modifica a destra.
GoTo Meeting fornisce le seguenti opzioni audio integrate
- VoIP: l'utente e i partecipanti possono utilizzare l'audio del computer tramite il microfono e gli altoparlanti. L'audio sarà migliore utilizzando le cuffie.
- Numero interurbano - GoTo Meeting genera un numero telefonico casuale per la composizione.
- Numeri gratuiti: se utilizzi l'audio ottimizzato, puoi includere numeri telefonici gratuiti. Ulteriori informazioni sull'audio a pagamento qui oppure come aggiungere audio ottimizzato alle tue GoTo Meeting piano.
Per attivare un'opzione, è sufficiente selezionare la relativa casella di controllo. È consigliabile fornire sia l'opzione VoIP sia la chiamata telefonica, in modo che i partecipanti possano scegliere l'opzione che preferiscono.
Se desideri utilizzare il servizio di conferenza telefonica personale anziché GoTo Meeting audio integrato, puoi aggiungere tale informazione a destra in GoTo Meeting. È sufficiente selezionare "Usa servizio conferenza telefonica personalizzato" e aggiungere le istruzioni per i partecipanti.
È possibile pianificare una riunione solo via telefono o chiamata?
È possibile impostare le opzioni audio per le riunioni solo tramite chiamata interurbana e/o numeri gratuiti, in modo che chiunque utilizzi il telefono per collegarsi all'audio. Non è obbligatorio condividere lo schermo o utilizzare altre funzionalità durante la riunione se non è necessario.
Tuttavia, è necessario avviare la riunione come organizzatore, prima che gli utenti possano accedere e connettersi all'audio. Puoi avviare la riunione facendo clic su Avvia nelle Riunioni personali, tramite il collegamento della riunione nell “invito, oppure GoTo Meeting applicazione se l”hai installata.
Che cos'è un numero preferito e come è possibile configurarlo?
Puoi includere numeri per la chiamata telefonica per oltre 50 paesi tramite GoTo Meeting audio integrato. Nel testo dell'invito sono elencati tutti i numeri utili per i partecipanti. Un numero preferito è il numero che viene visualizzato per primo nell'elenco.
Per impostare il numero preferito, accedi all'account e vai alla pagina Impostazioni. Nella sezione Audio, fai clic su Modifica accanto all'opzione di chiamata telefonica. Seleziona le caselle di controllo accanto a tutti i paesi che desideri includere nelle informazioni per la chiamata telefonica. Fai clic sull'icona con la stella per impostare un numero come numero preferito. On questo modo, il numero per la chiamata telefonica per il paese verrà sempre visualizzato per primo nell'elenco.
È possibile selezionare un solo numero preferito per volta.
Ho bisogno di numeri di telefono per altri paesi. Come si impostano o si modificano i paesi per i numeri per la chiamata telefonica?
È possibile includere i numeri per la chiamata telefonica per oltre 50 paesi, selezionando i paesi nelle impostazioni audio.
Fai clic su Modifica accanto all'opzione di chiamata telefonica nelle impostazioni audio. Seleziona tutti i paesi che desideri includere selezionando le caselle di controllo, quindi fai clic su Salva.
Se disponi dell'audio ottimizzato (numeri gratuiti), puoi aggiungere o rimuovere i numeri gratuiti nello stesso modo. Fai clic su Modifica accanto all'opzione per i numeri gratuiti e seleziona i paesi desiderati.
Per aggiornare le preferenze audio per tutte le riunioni in programma, vai alla pagina Impostazioni dell'account e apporta le modifiche desiderate nella sezione Audio.
Come si può annullare o eliminare una riunione?
Se utilizzi un'applicazione di calendario di terze parti (ad esempio, Outlook o Google Calendar) per invitare i partecipanti alla riunione, puoi utilizzare la stessa applicazione per informarli in caso di annullamento della riunione. Non devi apportare modifiche per apportare modifiche alle GoTo Meeting, poiché la sessione scadrà semplicemente.
Se invece desideri posticipare la riunione, puoi modificare la data e time.If desideri rimuovere completamente una riunione, visualizza Come posso eliminare una sessione?.
Puoi anche integrare GoToMeeting con il Calendario di Microsoft Outlook o con Google Calendar per facilitare la pianificazione e la gestione delle riunioni. Accedi al tuo account online e vai alla Impostazioni pagina per ulteriori informazioni.
Risoluzione dei problemi
La riunione ha smesso di funzionare. Se provo ad avviare una riunione, si verifica un errore. Perché succede?
La riunione potrebbe essere scaduta se era stata pianificata per svolgersi una sola volta e l'orario di inizio è trascorso.
Se desideri che la tua riunione non scada, la prossima volta che pianifichi una riunione utilizza una riunione ricorrente.
Se non riesci ad avviare una riunione e si verificano errori all'accesso, contattaci per verificare lo stato dell'account.
Appare il messaggio "È già stata pianificata una riunione per questo orario". Cosa significa?
Come organizzatore, puoi avviare una sola riunione per volta. Potresti aver già pianificato una riunione il cui orario è in conflitto con quello della riunione che stai cercando di pianificare. Per ulteriori informazioni, vedi È possibile pianificare riunioni sovrapposte?.
Questi conflitti possono verificarsi se stai condividendo una GoTo Meeting account. Puoi aggiungere facilmente più organizzatori all'account in modo che ciascun organizzatore possa pianificare e organizzare riunioni liberamente. Se devi aggiungere i tuoi colleghi all'account, contattaci o modifica il piano in qualsiasi momento.
La mia riunione scadrà?
Se stai partecipando a una riunione, no. La sessione continuerà senza interruzioni finché non la concludi o non la abbandoni, anche se ha superato l'orario di fine pianificato.
Tuttavia, le riunioni pianificate in una data e in un orario specifici scadranno 30 giorni dopo il termine pianificato e l'ID della riunione non sarà più valido. A quel punto, l'ID riunione scadrà e sarà necessario pianificare una nuova sessione. Se desideri che la tua riunione non scada, la prossima volta che pianifichi una riunione utilizza una riunione ricorrente.