FAQ sur la planification
Consultez la FAQ sur la planification de réunions ci-dessous.
Rubriques de cet article :
Questions générales
C’est la première fois que j’utilise GoTo Meeting et je dois organiser une réunion. Que dois-je faire ?
Bienvenue ! Nous allons vous accompagner dans vos premiers pas ! Pour commencer, ouvrez une session sur votre compte et cliquez sur le bouton Planifier orange. Une fenêtre dans laquelle vous pouvez définir les détails de votre réunion s’ouvre. Voir Comment créer une réunion? pour plus d'informations!
Planification d’une réunion
Comment configurer une réunion récurrente (par exemple, chaque lundi) ?
Vous pouvez facilement cela en sélectionnant " Salle de réunion en ligne " comme type de réunion. Une fois cette option sélectionnée, vous pouvez recommencer le même lien de réunion à tout moment. Lorsque vous invitez des personnes à rejoindre votre réunion à l’aide d’une application de calendrier tierce (Microsoft Outlook ou Google Agenda), il vous suffit d’inclure l’URL de connexion pour votre nouvelle réunion. Voir Quelle est la différence entre une réunion ponctuelle et une réunion en salle? pour en savoir plus.
Comment modifier la date et l’heure de ma réunion récurrente ?
Étant donné que votre réunion récurrente n'est associée à aucune date ou heure (car elle n'expire jamais), vous n'avez pas besoin de mettre à jour GoTo Meeting même si votre calendrier de réunion change. Il vous suffit de mettre à jour la date et l’heure dans l’application de calendrier que vous avez utilisée pour inviter d’autres personnes à votre réunion pour leur signaler que vous avez apporté des modifications !
Si vous avez planifié une réunion ponctuelle, vous devrez modifier la date et l'heure de la réunion.
Je n’arrive pas à sélectionner l’heure appropriée pour ma réunion.
Si vous planifiez une réunion qui aura lieu plusieurs fois (par exemple, salle de réunion en ligne), puis il n'est pas nécessaire de planifier une date et une heure. Les réunions récurrentes sont disponibles 24h/24 et 7j/7 et n’expirent jamais !
Si vous planifiez une réunion qui ne sera se produire une fois, puis GoTo Meeting affichera automatiquement la date d'aujourd “hui et l”heure la plus proche dans le futur selon le fuseau horaire de votre compte. Vous pouvez modifier la date et l’heure par défaut comme suit :- Date : cliquez sur la date pour ouvrir le menu déroulant de calendrier, puis sur la date souhaitée (utilisez les flèches de défilement pour modifier les mois).
- Heure : cliquez sur l’heure pour ouvrir le menu déroulant, puis entrez l’heure de début en séparant l’heure et les minutes par un signe deux-points. Vous pouvez également entrer l’heure au format 24h sans avoir à spécifier AM et PM (par exemple, « 14:00 » définira automatiquement l’heure de début sur 2:00 PM, même si le menu déroulant est défini sur AM). Notez que vous pouvez uniquement planifier une réunion dans le futur.
- Durée : cliquez sur le menu déroulant de durée, puis sélectionnez la durée souhaitée de la réunion (par ex., 30 min, 60 min).
- Fuseau horaire : si vous le souhaitez, cliquez sur Fuseau horaire de la réunion pour modifier le fuseau horaire dans lequel la réunion a été planifiée. Si vous recevez un message d’avertissement sur l’heure de début, vérifiez la date ou le fuseau horaire de votre compte. Si vous préférez, vous pouvez sélectionner un autre fuseau horaire dans lequel planifier la réunion (tel que le fuseau horaire de vos participants). GoTo Meeting convertit automatiquement l'heure de début dans votre fuseau horaire pour faciliter la planification.
Puis-je conserver les mêmes identifiant de réunion et/ou numéros de téléphone pour toutes mes réunions ?
-
Simplifiez vos réunions en réservant votre page de réunion personnalisée, qui est dotée d’une URL personnalisée et accessible 24h/24 et 7j/7 à l’aide d’un identifiant de réunion récurrente spécifique.
-
Vous pouvez également planifier une salle de réunion en lignequi n'expire jamais et reste toujours disponible. Chaque réunion que vous planifiez dans GoTo Meeting reçoit son propre identifiant de réunion et des informations audio uniques, mais si vous utilisez la même réunion récurrente pour chaque fréquence de réunion (au lieu de planifier une nouvelle réunion pour chaque session), votre identifiant de réunion et vos informations audio resteront les mêmes.
Comment inviter des participants à ma réunion ?
Lorsque vous cliquez sur Enregistrer planifier une réunion, GoTo Meeting génère automatiquement le texte d'invitation avec toutes les informations pour rejoindre la réunion, y compris les informations audio.
Cliquez sur Copier l'Invitation et ouvrez votre application de calendrier, comme Microsoft Outlook ou Google Agenda. Ouvrez une nouvelle réunion ou un nouveau rendez-vous dans votre calendrier, sélectionnez la date et l’heure et ajoutez des personnes à partir de votre liste de contacts comme vous le faites normalement pour d’autres réunions. Ensuite, il vous suffit de coller le GoTo Meeting informations et envoyez l'invitation de calendrier. Afficher Comment inviter d'autres personnes à la session? pour en savoir plus.
Vous pouvez également intégrer GoToMeeting à votre calendrier Microsoft Outlook ou Google Agenda pour faciliter la planification et la gestion de vos réunions ! Connexion vers votre compte en ligne et accédez au Paramètres pour plus d'informations.
Puis-je planifier des réunions qui se chevauchent ?
Ce n’est pas grave. Il est possible de planifier plusieurs réunions sur la même plage horaire, mais n’oubliez pas que vous ne pouvez organiser qu’une réunion à la fois. Un message vous informe du conflit lorsque vous essayez de planifier des réunions qui se chevauchent. Pour plus d’informations, consultez la section Puis-je planifier des réunions qui se chevauchent ?
Toutefois, vous pouvez attribuer à toutes vos réunions un co-organisateur qui sera en mesure de démarrer la réunion pour vous. En outre, si vous devez quitter une réunion en cours sans pour autant y mettre fin, vous pouvez promouvoir un participant comme organisateur de façon à ce que la réunion puisse continuer sans vous.
Veuillez noter que pour attribuer un co-organisateur, vous devez appartenir à la même GoTo Meeting compte. Vous pouvez modifier votre abonnement à tout moment pour ajouter des postes à votre compte.
Combien de temps peut durer une réunion ?
Pour les réunions ponctuelles, vous pouvez sélectionner jusqu'à 8 heures dans le menu déroulant. Vous pouvez également taper manuellement la durée souhaitée (en minutes). Gardez à l'esprit que votre réunion ne sera pas coupé si vous utilisez cette durée pendant la session.
Si vous souhaitez planifier une réunion sans spécifier de durée, essayez de planifier une réunion récurrente. Ces réunions ne sont liées à aucune date ou heure et n’expirent jamais !
Combien de temps à l’avance puis-je planifier une réunion ?
Vous pouvez planifier votre réunion aussi loin que vous le souhaitez. Utilisez simplement le calendrier pour faire défiler les mois et les années.
Démarrage d’une réunion
Comment démarrer ma réunion ?
Vous pouvez facilement démarrer votre réunion en le locaant sur le web ou GoTo Meeting application de bureau ou en cliquant simplement sur le lien de la réunion. Afficher Comment démarrer une session planifiée?.
Consultez notre vidéos d'aide pour en savoir plus sur la façon de contrôler votre audio, de partager votre écran et d'utiliser d'autres fonctionnalités pendant une réunion.
Puis-je démarrer ma réunion avant l’heure planifiée ?
Ce n’est pas grave. Votre réunion est disponible immédiatement après sa planification, vous pouvez donc la démarrer quand vous le souhaitez.
Vous pouvez également démarrer votre réunion plusieurs fois ; il s’agit du meilleur moyen de vous préparer à des conditions réelles ! Le démarrage d’une réunion en avance n’affecte en aucun cas votre planification ou l’invitation, il n’y a donc pas de raison de s’inquiéter.
Remarque: gardez à l'esprit que si vous avez planifié une réunion à tout moment, vous pouvez l'utiliser quand vous le souhaitez et elle n'expire jamais !
Je ne vois pas ma réunion dans la liste Mes réunions. Que s’est-il passé ?
La page Mes réunions répertorie toutes vos réunions récurrentes, en cours et à venir. Si vous venez de planifier une réunion, essayez d’actualiser la page pour qu’elle apparaisse. Vous pouvez également cliquer sur Afficher les réunions des 30 derniers jours pour afficher plus de réunions (y compris celles dont l’heure de début est déjà passée).
Si vous ne voyez pas vos réunions dans la section Afficher les réunions des 30 derniers jours, il est possible que votre réunion ait expiré. Si vous ne souhaitez pas que votre réunion expire, vous pouvez planifier une réunion récurrente.
Configuration de votre réunion
Comment définir ou modifier le fuseau horaire de mon compte ?
Cliquez sur l'icône de votre profil en haut à gauche de la page, puis Mon profil. Sous « Fuseau horaire » sélectionnez le fuseau horaire souhaité et cliquez sur « Enregistrer »..
Si je modifie une réunion planifiée, l’identifiant de la réunion et les informations de connexion sont-ils modifiés ?
La modification des détails de la réunion, tels que la date et l’heure, ne modifie pas l’identifiant ou les informations audio d’une réunion déjà planifiée.
Si vous ajoutez des numéros d’appel pour davantage de pays, les numéros d’appel pour tous les pays seront modifiés, C'est parce que GoTo Meeting génère des informations de connexion au hasard pour tous les pays sélectionnés.
Un texte d’invitation mis à jour est fourni lorsque vous enregistrez les modifications apportées à une réunion planifiée. Vous pouvez utiliser ce texte pour informer les participants des nouveaux horaires ou des informations audio supplémentaires.
Comment définir ou modifier les options audio de mes réunions ?
Pour afficher ou modifier les préférences audio de toutes vos réunions, ouvrez une session sur votre compte et accédez à Paramètres.
Vous pouvez également modifier les options audio pour une réunion particulière lors de la planification ou de la modification d’une réunion. Pour modifier votre réunion, recherchez-la dans Mes réunions et cliquez sur l’icône Modifier sur la droite.
GoTo Meeting fournit les options audio intégrées suivantes:
- VoIP : vos participants et vous pouvez utiliser l’audio de votre ordinateur via le microphone et les haut-parleurs. Utilisez un casque pour une qualité sonore optimale.
- Numéro d'appel interurbain - GoTo Meeting génère un numéro de téléphone aléatoire pour la connexion.
- Numéros d’appel gratuit : si vous disposez de la fonction d’audio amélioré, vous pouvez inclure des numéros d’appel gratuit pour la connexion. En savoir plus sur l'audio gratuit ici ou comment ajouter l'audio amélioré à votre GoTo Meeting abonnement.
Il vous suffit de cocher la case en regard de chaque option pour l’activer. Il est recommandé de fournir les options VoIP et d’appel par téléphone pour permettre à vos participants de choisir l’option audio qui leur convient le mieux.
Si vous souhaitez utiliser votre propre service de téléconférence au lieu de GoTo Meeting audio intégré, vous pouvez ajouter ces informations dans GoTo Meeting. Il vous suffit de sélectionner l’option « Utiliser un service de téléconférence privé » et d’ajouter les instructions pour vos participants.
Puis-je planifier une réunion par téléconférence uniquement ?
Vous pouvez définir les options audio des réunions de manière à utiliser uniquement des numéros interurbains et/ou des numéros de téléphone gratuits, de façon à ce que tous les participants utilisent le téléphone pour se connecter à l’audio. Vous n’avez aucune obligation de partager votre écran ou d’utiliser toute autre fonctionnalité durant la réunion si ce n’est pas nécessaire.
Toutefois, vous devrez démarrer votre réunion en tant qu’organisateur avant que quiconque puisse se connecter. Vous pouvez démarrer votre réunion en cliquant sur Démarrer dans Mes réunions, via le lien de la réunion dans l'invitation, ou GoTo Meeting application si vous l'avez installée.
Qu’est-ce qu’un numéro préféré et comment puis-je le définir ?
Vous pouvez inclure des numéros d'appel pour plus de 50 pays dans le GoTo Meeting audio intégré. Le texte d’invitation répertorie tous les numéros pour vos participants. Un numéro préféré est le numéro qui apparaît en haut de cette liste.
Pour définir votre numéro préféré, ouvrez une session sur votre compte et accédez à la page Paramètres. Dans la section Audio, cliquez sur Modifier en regard de l’option de connexion. Cochez les cases en regard de tous les pays que vous voulez inclure dans les informations d’appel. Cliquez sur l’icône d’étoile pour le définir en tant que numéro préféré. Cela permet de s’assurer que le numéro d’appel pour ce pays est toujours affiché en haut de la liste.
Vous ne pouvez sélectionner qu’un seul numéro préféré à la fois.
J’ai besoin de numéros de téléphone pour d’autres pays. Comment définir ou modifier les pays des numéros d’appel ?
Vous pouvez inclure des numéros d’appel pour plus de 50 pays en sélectionnant les pays dans les paramètres audio.
Cliquez sur Modifier en regard de l’option de connexion dans les paramètres audio. Sélectionnez tous les pays que vous souhaitez inclure en cochant les cases correspondantes et en cliquant sur Enregistrer.
Si vous disposez de la fonction d’audio amélioré (numéros d’appel gratuit), vous pouvez ajouter ou supprimer des numéros d’appel gratuit de la même manière. Cliquez sur Modifier en regard des numéros d’appel gratuits et sélectionnez les pays que vous souhaitez.
Pour mettre à jour les préférences audio pour toutes vos réunions ultérieures, accédez à la page Paramètres de votre compte et apportez les modifications dans la section Audio.
Comment annuler ou supprimer une réunion ?
Si vous avez utilisé une application de calendrier tierce (par exemple, Outlook ou Google Agenda) pour inviter des participants à votre réunion, utilisez la même application pour les informer que la session est annulée. Vous n'avez pas besoin de modifier GoTo Meeting, car votre session expirera simplement.
Si vous souhaitez reporter votre réunion, vous pouvez modifier la date et l'heure. Si vous souhaitez supprimer définitivement une réunion, consultez Comment supprimer une session?.
Vous pouvez également intégrer GoToMeeting à votre calendrier Microsoft Outlook ou Google Agenda pour faciliter la planification et la gestion de vos réunions ! Connexion vers votre compte en ligne et accédez au Paramètres pour plus d'informations.
Dépannage
Ma réunion s’est arrêtée et une erreur s’affiche lorsque j’essaie de démarrer une réunion. Quelle est la cause du problème ?
La réunion a peut-être expiré si elle a été planifiée pour se produire une seule fois et que l'heure de début programmée est dépassée.
Si vous ne souhaitez pas que votre réunion expire, la prochaine fois, planifiez une réunion récurrente !
Si vous ne parvenez pas à démarrer une réunion et que des erreurs s’affichent lors de l’ouverture de session, veuillez nous contacter de façon à ce que nous puissions vérifier l’état de votre compte.
Le message « Une autre réunion est déjà planifiée pour cet horaire. » s’affiche. Qu’est-ce que cela signifie ?
En tant qu’organisateur, vous ne pouvez organiser qu’une seule réunion à la fois. Il est donc possible que vous ayez déjà planifié une réunion qui entre en conflit avec celle que vous essayez de planifier. Pour plus d’informations, consultez la section Puis-je planifier des réunions qui se chevauchent ?
Ces conflits peuvent se produire si vous partagez un GoTo Meeting compte. Vous pouvez facilement ajouter des organisateurs à votre compte de sorte que chacun puisse planifier et organiser des réunions comme bon lui semble. Si vous avez besoin d’ajouter vos collègues à votre compte, vous pouvez nous contacter ou modifier votre abonnement à tout moment.
Ma réunion va-t-elle expirer ?
Dans le cas d’une réunion en cours, la session se poursuivra sans interruption jusqu’à ce que vous y mettiez fin ou que vous la quittiez, même si vous avez dépassé l’heure de fin planifiée.
Cependant, les réunions qui sont planifiées pour une date et une heure spécifiques expireront 30 jours après leur fin prévue et leur identifiant ne sera plus valide. Passé ce délai, l’identifiant de la réunion expirera et vous devrez planifier une nouvelle session. Si vous ne souhaitez pas que votre réunion expire, la prochaine fois, planifiez une réunion récurrente !