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Iniciar ou agendar reuniões com o plug-in do GoToMeeting para Outlook

Se você estiver usando o Windows, o plug-in do GoToMeeting para Outlook permitirá que você visualize, agende, ingresse, edite e exclua reuniões diretamente pelo calendário do Microsoft Outlook.

Se você desejar usar o plug-in do GoToMeeting Outlook, será altamente recomendável que você apenas agende, atualize e/ou cancele reuniões no Outlook. Isso ocorre porque, embora todas as alterações feitas no plug-in sejam automaticamente refletidas no portal Web, as alterações feitas no portal Web não são refletidas no plug-in do Outlook. Além disso, qualquer reagendamento de reuniões no modo offline do Outlook não será exibido no site de administração do GoToMeeting.
Observação: O plug-in Outlook usa automaticamente suas configurações de áudio padrão ao agendar reuniões. Consulte Instalar o GoToMeeting no Microsoft Outlook (Windows) para obter instruções de instalação do modo silencioso para administradores e de máquina única.

Iniciar uma reunião agora no Outlook (Windows)

O recurso Reunir agora cria um convite em um formato de e-mail do Outlook, pronto para ser usado.
  1. Na barra de menus do Outlook, clique em Reunir agora. Se solicitado, entre com suas credenciais do GoToMeeting.
  2. Um formulário de e-mail será aberto com o convite da reunião pré-preenchido. Na primeira vez, você verá a mensagem "Um convite por e-mail está pronto para que você o envie.". Marque a caixa Não mostrar isso novamente se desejar pular a mensagem no futuro. Clique em OK para fechar a mensagem.
  3. Adicione os endereços de e-mail dos convidados, modifique o assunto conforme necessário e faça alterações no corpo do e-mail.
  4. Clique em Enviar.

Agendar uma reunião no Outlook (Windows)

  1. Na barra de menus do Outlook, clique em Agendar reunião. Se solicitado, entre com suas credenciais do GoToMeeting.
  2. Um formulário de e-mail será iniciado com o convite da reunião (incluindo os links de ingresso e os números de discagem) pré-preenchidos. Se você tiver países preferenciais configurados, eles serão usados. Caso contrário, e se EUA estiver selecionado, EUA será usado. Para todos os outros casos, o primeiro país selecionado alfabeticamente é usado.
  3. Use os campos do Outlook para especificar o assunto, a data e os horários de início/término. A URL para se conectar à reunião é adicionada automaticamente ao campo Localização do e-mail. Você pode adicionar uma sala de reunião física conforme necessário.
  4. Convide os participantes adicionando seus endereços de e-mail ao campo Para.
  5. Clique em Enviar ao concluir.

Editar uma reunião via Outlook (Windows)

Você pode atualizar facilmente qualquer sessão com um coorganizador, adicionar uma senha à reunião ou editar as configurações de áudio por meio do plug-in Outlook. Todas as edições salvas serão atualizadas automaticamente no e-mail pré-preenchido.
Observação: Se uma reunião foi agendada pelo aplicativo Web ou pelo aplicativo para desktop em vez do plug-in, atualizações feitas no calendário do Outlook não serão refletidas automaticamente no portal do GoToMeeting.
  1. Selecione a reunião desejada e clique em Editar reunião. Será exibida a janela Editar opções.

    • Guia Áudio: Escolha e altere as configurações de áudio.
    • Guia Coorganizador: Procure e adicione coorganizadores a sua conta do GoToMeeting; depois, clique em Salvar.
    • Guia Senha: Adicione uma senha à reunião selecionando a opção Exigir uma senha da reunião, adicionando uma senha e salvando.

Remover uma reunião de um compromisso do Outlook

Se necessário, você pode remover as informações da sessão de um compromisso sem cancelar o compromisso. Isso manterá o compromisso em seu calendário (e os de seus participantes), mas removerá a reunião do sistema do GoToMeeting.
  1. Abra o compromisso desejado no calendário do Outlook.
  2. Na faixa de opções, clique em Remover reunião.
  3. Clique em Enviar atualização ao concluir.