Guide de la messagerie vocale GoTo
Tout ce qui concerne la messagerie vocale, en un seul endroit.
Configurer votre messagerie vocale
Une boîte vocale est pré-intégrée à chaque ligne d’utilisateur et à tous les groupes d’appels. Vous n’avez rien à faire pour configurer votre messagerie vocale, sauf si vous souhaitez personnaliser le message d’accueil et les paramètres.
Voir Gérer la messagerie vocale ci-dessous pour différentes options de paramètre.
Personnaliser votre message d’accueil
Avant de démarrer, vérifions quelques points :
- Assurez-vous d’être configuré en tant qu’utilisateur avec une ligne/un poste. Si vous n’êtes pas encore configuré, contactez votre administrateur système.
- Assurez-vous que vos paramètres me chercher/me suivre sont transmis à votre messagerie vocale si vous ne répondez pas.
Enregistrer votre message d'accueil depuis votre application Mobile
- Connectez-vous à votre application mobile.
- Appuyez sur votre image de profil en haut à gauche, puis appuyez sur Messagerie vocale.
- Appuyez sur la touche d’enregistrement en regard du type de message d’accueil souhaité :
- Non disponible – le plus courant, utilisé par défaut
- Occupé – Ceci ne peut être utilisé que si votre ligne fait partie d’un plan de numérotation
- Temporaire – Ceci a priorité sur les deux types de message
- Appuyez sur Enregistrer pour démarrer l'enregistrement.
- Appuyez sur Arrêter pour mettre fin à l’enregistrement.
- Appuyez sur Enregistrer quand vous avez terminé.
- Appuyez sur l'icône Corbeille pour supprimer un message d'accueil.
Enregistrer votre message d'accueil depuis votre application de bureau ou Web
- Connectez-vous à l’app de bureau ou web.
- Sélectionnez votre image de profil dans le coin supérieur droit, puis sélectionnez Paramètres.
- Développer Voix dans la barre latérale de gauche, puis choisissez Messagerie vocale.
- Depuis Messages d'accueil de la messagerie vocale, sélectionnez Afficher les options pour voir tous les types de message d'accueil de messagerie vocale:
- Non disponible – le plus courant, utilisé par défaut
- Occupé – Ceci ne peut être utilisé que si votre ligne fait partie d’un plan de numérotation
- Temporaire – Ceci a priorité sur les deux types de message
- Sélectionnez Enregistrer en regard du type de message d'accueil souhaité, puis choisissez votre microphone dans la nouvelle fenêtre. Si vous ne voyez pas le bouton d'enregistrement, vous devez activer l'accès au microphone.
- Sélectionnez Démarrer l'enregistrement pour enregistrer votre message d'accueil.
- Sélectionnez Arrêter l'enregistrement mettre fin à l'enregistrement. Avant d'enregistrer le message d'accueil, vous pouvez lire, supprimer ou réenregistrer votre message d'accueil.
- Sélectionnez Enregistrer.
- Sélectionnez l'icône Corbeille pour supprimer un message d'accueil.
Enregistrer votre message d’accueil depuis votre téléphone de bureau
- Déterminez le type de message d’accueil que vous souhaitez utiliser :
- Non disponible – le plus courant, utilisé par défaut
- Occupé – Ceci ne peut être utilisé que si votre ligne fait partie d’un plan de numérotation
- Temporaire – Ceci a priorité sur les deux types de message
- Appuyez sur la touche de la messagerie vocale de votre téléphone ou de votre téléphone *98/*99 depuis votre téléphone pour accéder le menu de la messagerie vocale.
- Composez votre mot de passe (par défaut 0000).
- Appuyez sur 0 pour les Options de la boîte vocale.
- Enregistrez le type de message d’accueil souhaité.
- Suivez les invites vocales pour accepter, revoir ou réenregistrer votre enregistrement.
Résultats :
Remarque : Si vous disposez d'un fichier de message d'accueil préenregistré, contactez votre administrateur système pour qu'il charge le message d'accueil sur le système et assigné à votre ligne.
Activer les notifications pour ma messagerie vocale
- Connectez-vous à l’app de bureau ou web.
- Sélectionnez votre image de profil dans le coin supérieur droit, puis sélectionnez Paramètres.
- Développer Voix dans la barre latérale de gauche, puis sélectionnez Messagerie vocale.
- Depuis Notifications, activez Messagerie vocale par e-mail et entrez votre adresse e-mail pour recevoir les notifications de nouveaux messages.
- Facultatif: Activer Joindre l'enregistrement de messagerie vocale puis choisissez le format:
- .wav49 : fichier de plus petite taille (par défaut, recommandé)
- .wav : taille de fichier plus grande, meilleure compatibilité avec les appareils mobiles
- .mp3 – Fichier de plus petite taille.
Résultats :
Remarque : Vous ne pouvez envoyer des notifications qu’à une seule adresse e-mail. Pour envoyer des notifications à un groupe, utilisez un alias d’e-mail (par exemple, sales@guthrie.com) ou créez une règle de transfert automatique dans votre client de messagerie.
Définissez votre mot de passe
Par défaut, votre mot de passe est 0000. Si vous souhaitez le modifier, suivez ces étapes :
Définir votre mot de passe depuis votre téléphone de bureau ou votre application mobile
- Appuyez sur la touche de la messagerie vocale de votre téléphone ou de votre téléphone *98/*99 depuis votre téléphone de bureau ou votre application pour accéder au menu de la messagerie vocale.
- Composez votre mot de passe (par défaut 0000).
- Appuyez sur 0 pour les options de la boîte de réception, puis sur 5 pour changer le mot de passe.
- Entrez votre nouveau mot de passe de 4 chiffres au moins, puis appuyez sur la touche #.
- Entrez à nouveau le nouveau mot de passe, puis appuyez sur la touche #.
Définir votre mot de passe depuis votre application de bureau ou Web
- Connectez-vous à l’app de bureau ou web.
- Sélectionnez votre image de profil dans le coin supérieur droit, puis sélectionnez Paramètres.
- Développer Voix dans la barre latérale de gauche, puis sélectionnez Messagerie vocale.
- Depuis Password (Mot de passe ), sélectionnez Changer de mot de passe.
- Entrez votre nouveau mot de passe de messagerie vocale, puis sélectionnez Mettre à jour le mot de passe.
Consulter la messagerie vocale
Depuis mon téléphone de bureau personnel
Consultez votre
guide du téléphone pour localiser la messagerie vocale sur votre téléphone.
- Composition *99 depuis votre téléphone ou appuyez sur Messages clé. Selon le modèle de téléphone, cette touche peut comporter une icône d'enveloppe.
- Si plusieurs lignes sont attribuées à l’appareil, sélectionnez la ligne souhaitée avant de procéder à ces étapes.
- Composez votre mot de passe (par défaut 0000).
Depuis l’application de bureau
Depuis l’application mobile
- Connectez-vous à la application mobile.
- Appuyez sur l'icône de téléphone en bas de l'écran, puis appuyez sur Boîtes vocales.
- Appuyez sur l’icône lecture pour écouter un message vocal. Appuyez sur un message vocal pour d’autres options.
Téléphone distant
- Appelez le poste de votre bureau.
- Appuyez sur * lorsque vous entendez le début du message d'accueil de la messagerie vocale.
- Composez votre mot de passe (par défaut 0000).
Consulter un autre message vocal
- Composition *98 depuis votre téléphone de bureau ou votre application de téléphone logiciel.
- Entrez le numéro de poste.
- Composez votre mot de passe (par défaut 0000).
Gérer la messagerie vocale
Modifier votre mot de passe
Application de bureau et Web
- Sélectionnez votre image de profil dans le coin supérieur droit, puis choisissez Paramètres.
- Développer Voix dans la barre latérale de gauche, puis sélectionnez Messagerie vocale.
- Depuis Password (Mot de passe ), sélectionnez Changer de mot de passe.
- Entrez votre nouveau mot de passe, puis sélectionnez Mettre à jour le mot de passe.
Téléphone de bureau et app mobile
- Appuyez sur la touche de la messagerie vocale de votre téléphone ou de votre téléphone *98/*99 depuis votre téléphone de bureau ou votre application mobile pour accéder au menu de la messagerie vocale.
- Composez votre mot de passe (par défaut 0000).
- Appuyez sur 0 pour Options de la boîte vocale puis appuyez sur 5 pour changer votre mot de passe.
- Entrez votre nouveau mot de passe de 4 chiffres au moins, puis appuyez sur la touche #.
- Entrez à nouveau le nouveau mot de passe, puis appuyez sur la touche #.
Supprimer les messages vocaux
Application de bureau et Web
- Sélectionnez Téléphone dans le menu de navigation de gauche, puis sélectionnez Messagerie vocale depuis le volet de gauche.
- Survolez une messagerie vocale et cliquez sur l’icône de corbeille.
Application mobile
- Appuyez sur l’icône de téléphone dans le bas.
- Appuyez sur Boîtes vocales.
- Effectuez un balayage vers la gauche sur une messagerie vocale, puis touchez l’icône Corbeille.
Téléphone de bureau
Transférer une messagerie vocale vers une autre boîte
- Composition *98 ou *99 pour accéder au menu de la messagerie vocale.
- Appuyez sur 1 pour Nouveaux Messages.
- Appuyez sur 8 pour Transférer le Message.
- Choisissez si vous souhaitez préfixer le message ou l’envoyer sans message préfixé, puis raccrochez.
Modifier vos paramètres
- Connectez-vous à l’app de bureau ou web.
- Sélectionnez votre image de profil dans le coin supérieur droit, puis choisissez Paramètres.
- Développer Voix dans la barre latérale de gauche, puis sélectionnez Messagerie vocale.
- Personnalisez les options suivantes :
- Notifications de messagerie vocale par e-mail Regarder la vidéo
- Format d’enregistrement de messagerie vocale par e-mail
- Supprimer les messages après l’envoi des messages vocaux par courriel
- Permettre la révision du message
- Basculement vers un poste
- Changer de mot de passe
Changer votre message d’accueil
Changer votre message d’accueil depuis votre application
- Connectez-vous à votre application mobile.
- Appuyez sur votre image de profil en haut à gauche, puis appuyez sur Messagerie vocale.
- Appuyez sur la touche d’enregistrement en regard du type de message d’accueil souhaité :
- Non disponible – le plus courant, utilisé par défaut
- Occupé – Ceci ne peut être utilisé que si votre ligne fait partie d’un plan de numérotation
- Temporaire – Ceci a priorité sur les deux types de message
- Appuyez sur Enregistrer pour démarrer l'enregistrement.
- Appuyez sur Arrêter pour mettre fin à l’enregistrement.
- Appuyez sur Enregistrer quand vous avez terminé.
Changer votre message d'accueil depuis votre application de bureau ou Web
- Connectez-vous à bureau ou web application.
- Sélectionnez votre image de profil dans le coin supérieur droit, puis sélectionnez Paramètres.
- Développez Voix dans la barre latérale de gauche, puis choisissez Messagerie vocale.
- Depuis Messages d'accueil de la messagerie vocale, sélectionnez Afficher les options pour voir tous les types de message d'accueil de messagerie vocale:
- Non disponible – le plus courant, utilisé par défaut
- Occupé – Ceci ne peut être utilisé que si votre ligne fait partie d’un plan de numérotation
- Temporaire – Ceci a priorité sur les deux types de message
- Sélectionnez Enregistrer en regard du type de message d'accueil souhaité, puis choisissez votre microphone dans la nouvelle fenêtre. Si vous ne voyez pas le bouton d'enregistrement, vous devez activer l'accès au microphone.
- Sélectionnez Démarrer l'enregistrement pour enregistrer votre message d'accueil.
- Sélectionnez Arrêter l'enregistrement mettre fin à l'enregistrement. Avant d'enregistrer le message d'accueil, vous pouvez lire, supprimer ou réenregistrer votre message d'accueil.
- Sélectionnez Enregistrer.
- Sélectionnez l'icône Corbeille pour supprimer un message d'accueil.
Changer votre message d’accueil depuis votre téléphone de bureau
- Déterminez le type de message d’accueil que vous souhaitez utiliser :
- Non disponible – le plus courant, utilisé par défaut
- Occupé – Ceci ne peut être utilisé que si votre ligne fait partie d’un plan de numérotation
- Temporaire – Ceci a priorité sur les deux types de message
- Appuyez sur la touche de la messagerie vocale de votre téléphone ou de votre téléphone *98/*99 depuis votre téléphone ou application de téléphone logiciel pour accéder le menu de la messagerie vocale.
- Composez votre mot de passe (par défaut 0000).
- Appuyez sur 0 pour les Options de la boîte vocale.
- Enregistrez le type de message d’accueil souhaité.
- Suivez les invites vocales pour accepter, vérifier ou réenregistrer votre enregistrement, puis raccrochez.
Résultats :
Remarque : Si vous disposez d'un fichier de message d'accueil préenregistré, contactez votre administrateur système pour qu'il message d'accueil chargé sur le système et attribué à votre ligne.
Ajouter un message d’accueil temporaire pour les congés, les vacances, etc.
- Appuyez sur bouton de messagerie vocale sur votre téléphone ou composer *98/*99 depuis votre téléphone ou application de téléphone logiciel pour accéder le menu de la messagerie vocale.
- Composez votre mot de passe (par défaut 0000).
- Appuyez sur 0 pour les Options de la boîte vocale.
- Appuyez sur 4 pour enregistrer un message temporaire.
- Suivez les invites vocales pour accepter, revoir ou réenregistrer votre enregistrement.
- Raccrochez.
Résultats :
Remarque : Si vous disposez d'un fichier de message d'accueil préenregistré, contactez votre administrateur système pour qu'il charge le message d'accueil sur le système et assigné à votre ligne.
Supprimer un message d’accueil temporaire
- Composition *98 ou *99 pour accéder au menu de la messagerie vocale.
- Composez votre mot de passe (par défaut 0000).
- Appuyez sur 0 pour Options de la boîte vocale.
- Appuyez sur 4 pour Enregistrer le Message temporaire.
- Appuyez sur 2 à Supprimer le message temporaire.
Transférer vers la boîte vocale
Application de bureau et Web
- Pendant un appel actif, sélectionnez Transférer.
- Recherchez le nom, le poste ou le numéro d’un contact.
- Sélectionnez la destination de transfert puis sélectionnez Envoyer à la messagerie vocale.
Application mobile
- Pendant un appel actif, appuyez sur Transférer.
- Recherchez le nom, le poste ou le numéro d’un contact.
- Sélectionnez la destination de transfert puis appuyez sur Envoyer à la messagerie vocale.
Téléphone de bureau
- Effectuez un transfert à l’aveugle depuis votre téléphone. Si vous avez besoin d'aide pour effectuer cela sur votre téléphone, consultez notre Guides d'utilisation des téléphones pour plus de détails.
- Transférez l’appel vers 0 + le poste.