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Voicemail-Handbuch

Alles zum Thema Voicemail an einem zentralen Ort.

1Voicemail einrichten

Eine Voicemailbox ist in die Leitung jedes Benutzers und in alle Rufgruppen vorab integriert. Sie müssen nichts tun, um Ihre Voicemailbox einzurichten, es sei denn, sie möchten die Begrüßung und Einstellungen anpassen. Unter Voicemail verwalten unten finden Sie verschiedene Einstellungsoptionen.

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Bevor wir loslegen, finden Sie im Folgenden einige wichtige Hinweise:
• Stellen Sie sicher, dass Sie als Benutzer mit einer Leitung/Durchwahl eingerichtet wurden. Wenden Sie sich an Ihren Systemadministrator, wenn Sie noch nicht eingerichtet sind.
• Stellen Sie sicher, dass Ihre Einstellungen für Finden und Folgen so eingerichtet sind, dass eine Weiterleitung zu Ihrer Voicemailbox stattfindet, wenn Sie nicht antworten.

Begrüßung über Ihre App aufzeichnen
1. Melden Sie sich bei Ihrer mobilen App an.
2. Tippen Sie oben links auf Ihr Profilbild.
3. Tippen Sie auf Voicemail.
4. Tippen Sie neben der gewünschten Begrüßung auf die Aufzeichnungstaste.
• Nicht verfügbar – am häufigsten verwendet (wird als Standard verwendet)
• Besetzt – kann nur verwendet werden, wenn Ihre Leitung Teil eines Wählplans ist
• Temporär – bei Auswahl werden die anderen zwei Nachrichtentypen überschrieben
5. Tippen Sie auf die Taste Aufzeichnen, um die Aufzeichnung zu starten.
6. Tippen Sie auf die Taste Beenden, um die Aufzeichnung zu beenden.
7. Tippen Sie auf die Taste Speichern, wenn Sie fertig sind.

ODER

Begrüßung über Ihr Tischtelefon aufzeichnen
1. Legen Sie fest, welche Begrüßung Sie verwenden möchten:
• Nicht verfügbar – am häufigsten verwendet (wird als Standard verwendet)
• Besetzt – kann nur verwendet werden, wenn Ihre Leitung Teil eines Wählplans ist
• Temporär – bei Auswahl werden die anderen zwei Nachrichtentypen überschrieben
2. Drücken Sie die Voicemail-Taste auf Ihrem Telefon oder wählen Sie auf Ihrem Telefon *98/*99, um das Voicemail-Menü aufzurufen.
3. Geben Sie Ihr Passwort ein (standardmäßig 0000).
4. Drücken Sie 0 für die Mailbox-Optionen.
5. Zeichnen Sie die gewünschte Art von Begrüßung auf.
6. Folgen Sie den Sprachanweisungen, um die Aufzeichnung zu akzeptieren, zu kontrollieren oder zu wiederholen.
7. Legen Sie auf.

Hinweis: Wenn Sie eine Datei mit einer vorab aufgezeichneten Voicemail-Begrüßung haben, die Sie verwenden möchten, wenden Sie sich an Ihren Systemadministrator, damit diese Begrüßung in das System hochgeladen und der Leitung zugewiesen wird.

Passwort festlegen
Standardmäßig lautet Ihr Passwort 0000. Wenn Sie dies ändern möchten, gehen Sie wie folgt vor:

1. Drücken Sie die Voicemail-Taste auf Ihrem Telefon oder wählen Sie *98/*99, um das Voicemail-Menü aufzurufen.
2. Geben Sie Ihr Passwort ein (standardmäßig 0000).
3. Drücken Sie 0, um zu den Voicemailbox-Optionen zu gelangen, und dann 5, um das Passwort zu ändern.
4. Geben Sie ein neues Passwort mit mindestens vier Ziffern ein und drücken Sie dann #.
5. Geben Sie Ihr neues Passwort noch einmal ein und drücken Sie dann #.
1. Melden Sie sich bei der Desktop-App oder der Web-App an.
2. Klicken Sie oben rechts auf Ihr Profilbild und wählen Sie Einstellungen.
3. Aktivieren Sie unter Voicemail die Option Per E-Mail über Voicemail benachrichtigen und geben Sie dann die E-Mail-Adresse ein, an die die Benachrichtigungen über neue Nachrichten gesendet werden sollen.
4. Aktivieren Sie Voicemail-Aufzeichnungen per E-Mail senden und wählen Sie dann das Format aus:
• .wav49 – ergibt kleinere Dateien (empfohlene Standardeinstellung)
• .wav — ergibt größere Dateien, die mit Mobilgeräten besser kompatibel sind

Hinweis: Benachrichtigungen können nur an eine einzige E-Mail-Adresse gesendet werden. Um Ihre Benachrichtigungen an eine Gruppe von Empfängern zu senden, können Sie entweder eine Alias-Adresse verwenden (z. B. sales@guthrie.com) oder in Ihrem E-Mail-Client eine automatische Weiterleitungsregel erstellen.

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2Gemeinsame Voicemailbox einrichten

Gemeinsame Voicemailboxen sind unabhängige Voicemailboxen, die nicht zu der Voicemailbox in der Leitung eines Benutzers oder einer Rufgruppe gehören. Sie können erstellt und zu einem Wählplan oder zu einer Leitung eines privaten Benutzers hinzugefügt werden, wenn dies bevorzugt wird. Sie ermöglichen es mehreren Benutzern, auf dieselbe Voicemailbox zuzugreifen und dieselbe Voicemailbox zu verwenden, sodass nicht alle Benutzer über eine eigene verfügen müssen.

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Vorab: Sie müssen über Administrator- bzw. Superadministratorrechte verfügen.

Gemeinsame Voicemailbox erstellen
1. Melden Sie sich auf https://my.jive.com/pbx an.
2. Klicken Sie in der Leiste links auf „Gemeinsame Voicemailboxen“ und dann auf Gemeinsame Voicemailbox hinzufügen.
3. Die nächste verfügbare Nummer wird automatisch als Durchwahl verwendet; Sie können sie nach Belieben ändern.
4. Geben Sie einen Namen für die gemeinsame Voicemailbox ein.
5. Klicken Sie auf das Häkchensymbol, um die Voicemailbox zu speichern.

Begrüßung über Ihre App aufzeichnen
1. Melden Sie sich bei Ihrer mobilen App an.
2. Tippen Sie oben links auf Ihr Profilbild.
3. Tippen Sie auf Voicemail.
4. Tippen Sie neben der gewünschten Begrüßung auf die Aufzeichnungstaste.
• Nicht verfügbar – am häufigsten verwendet (wird als Standard verwendet)
• Besetzt – kann nur verwendet werden, wenn Ihre Leitung Teil eines Wählplans ist
• Temporär – bei Auswahl werden die anderen zwei Nachrichtentypen überschrieben
5. Tippen Sie auf die Taste Aufzeichnen, um die Aufzeichnung zu starten.
6. Tippen Sie auf die Taste Beenden, um die Aufzeichnung zu beenden.
7. Tippen Sie auf die Taste Speichern, wenn Sie fertig sind.

ODER

Begrüßung über Ihr Tischtelefon aufzeichnen
1. Legen Sie fest, welche Begrüßung Sie verwenden möchten:
• Nicht verfügbar – am häufigsten verwendet (wird als Standard verwendet)
• Besetzt – kann nur verwendet werden, wenn Ihre Leitung Teil eines Wählplans ist
• Temporär – bei Auswahl werden die anderen zwei Nachrichtentypen überschrieben
2. Drücken Sie die Voicemail-Taste auf Ihrem Telefon oder wählen Sie auf Ihrem Telefon *98/*99, um das Voicemail-Menü aufzurufen.
3. Geben Sie Ihr Passwort ein (standardmäßig 0000).
4. Drücken Sie 0 für die Mailbox-Optionen.
5. Zeichnen Sie die gewünschte Art von Begrüßung auf.
6. Folgen Sie den Sprachanweisungen, um die Aufzeichnung zu akzeptieren, zu kontrollieren oder zu wiederholen.
7. Legen Sie auf.

Hinweis: Wenn Sie eine Datei mit einer vorab aufgezeichneten Voicemail-Begrüßung haben, die Sie verwenden möchten, wenden Sie sich an Ihren Systemadministrator, damit diese Begrüßung in das System hochgeladen und der Leitung zugewiesen wird.

Passwort festlegen
Standardmäßig lautet Ihr Passwort 0000. Wenn Sie dies ändern möchten, klicken Sie auf die Registerkarte Voicemail-Zugriff in der gemeinsamen Voicemailbox.

Einstellungen anpassen:
Klicken Sie in der gemeinsamen Voicemailbox auf die Registerkarte Allgemein, um folgende Einstellungen anzupassen:
• Ausschließoptionen
• Faxoptionen

Klicken Sie in der gemeinsamen Voicemailbox auf die Registerkarte Voicemail, um folgende Einstellungen anzupassen:
• Zeitzone
• Nachrichtenüberprüfung
• Ausstieg aus Voicemailbox
• E-Mail-Benachrichtigungen
• Datenschutzeinstellungen
Es ist nicht möglich, eine gemeinsame Voicemailbox einer Leitungstaste auf einem Telefon zuzuweisen und Voicemails auf diese Weise im Blick zu behalten (durch eine blinkende Leitungstaste). Wenn Sie jedoch eine eigenständige Leitung erstellen, die als gemeinsame Voicemailbox fungiert, dann können Sie diese Leitung einer Leitungstaste Ihres Geräts zuweisen. Dadurch leuchtet bei allen Benutzern, deren Gerät mit dieser Leitung verbunden ist, bei Erhalt einer Voicemail die Leitungstaste auf.

Vorab: Sie müssen über Administrator- bzw. Superadministratorrechte verfügen.

1. Melden Sie sich auf https://my.jive.com/pbx an.
2. Klicken Sie in der Leiste links auf Leitungen und dann auf Leitung hinzufügen.
3. Die nächste verfügbare Nummer wird automatisch als Durchwahl verwendet; Sie können sie nach Belieben ändern.
4. Geben Sie einen Namen für die Leitung ein.
5. Klicken Sie auf das Häkchensymbol und dann auf die neue Leitung, um ihre Einstellungen zu konfigurieren.
6. Setzen Sie unter Wählplan die Option Gleichzeitig klingeln auf 0 Sekunden.
7. Vergewissern Sie sich, dass die Option Bei Nichtbeantwortung senden an auf Voicemail gesetzt ist.
8. Passen Sie unter Voicemail die Voicemail-Einstellungen an.
9. Klicken Sie auf Speichern.
10. Klicken Sie in der Leiste links auf Geräte und dann auf das Telefon, auf dem Sie die gemeinsame Voicemailbox einer Leitungstaste hinzufügen möchten.
11. Wählen Sie unter Tastenkonfiguration den Tastentyp Leitung und dann die soeben erstellte Leitung aus.
12. Ändern Sie die Bezeichnung, um die gemeinsame Voicemailbox anzugeben.
13. Klicken Sie auf Speichern.
14. Schalten Sie das Telefon mit Unterbrechung der Stromzufuhr aus und wieder ein, damit die Änderungen wirksam werden.

3Voicemails abhören

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Sehen Sie im Handbuch Ihres Telefons nach, wo die Voicemails zu finden sind.

1. Wählen Sie auf Ihrem Telefon *99 (Video ansehen) oder drücken Sie die Taste Nachrichten. Je nach Ihrem Telefonmodell ist diese Taste möglicherweise mit einem Umschlagsymbol gekennzeichnet.
2. Wenn diesem Gerät mehrere Leitungen zugewiesen sind, müssen Sie vor dem Ausführen dieser Schritte die gewünschte Leitung auswählen.
3. Geben Sie Ihr Passwort ein (standardmäßig 0000).
Video ansehen
1. Melden Sie sich bei der Desktop-App oder der Web-App an.
2. Klicken Sie in der Leiste links auf das Voicemail-Symbol.
3. Bewegen Sie die Maus über eine Voicemail, um die verfügbaren Optionen zu sehen.
Video ansehen
1. Melden Sie sich bei der mobilen App an.
2. Tippen Sie unten auf das Telefon-Symbol.
2. Tippen Sie auf Voicemails.
3. Tippen Sie auf das Wiedergabesymbol, um sich eine Voicemail anzuhören. Tippen Sie auf einen Voicemail-Eintrag, um weitere Optionen zu sehen.
Video ansehen
1. Rufen Sie Ihre geschäftliche Durchwahlnummer an.
2. Drücken Sie *, wenn Ihre Voicemail-Begrüßung abgespielt wird.
3. Geben Sie Ihr Passwort ein (standardmäßig 0000).
Video ansehen
1. Wählen Sie auf Ihrem Tischtelefon oder in der Softphone-App *98.
2. Geben Sie die Durchwahlnummer ein.
3. Geben Sie Ihr Passwort ein (standardmäßig 0000).

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4Voicemails verwalten

Alle anzeigen | Alle ausblenden

Desktop- und Web-App
1. Klicken Sie oben rechts auf Ihr Profilbild und wählen Sie Einstellungen.
2. Klicken Sie in der Leiste links auf Voicemail.
3. Klicken Sie unter Passwort auf Passwort ändern.
4. Geben Sie Ihr neues Passwort ein und klicken Sie dann auf Passwort aktualisieren.

ODER

Tischtelefon & mobile App
1. Drücken Sie die Voicemail-Taste auf Ihrem Telefon oder wählen Sie *98/*99, um das Voicemail-Menü aufzurufen.
2. Geben Sie Ihr Passwort ein (standardmäßig 0000).
3. Drücken Sie 0, um zu den Voicemailbox-Optionen zu gelangen, und dann 5, um das Passwort zu ändern.
4. Geben Sie ein neues Passwort mit mindestens vier Ziffern ein und drücken Sie dann #.
5. Geben Sie Ihr neues Passwort noch einmal ein und drücken Sie dann #.
Desktop- und Web-App
1. Klicken Sie in der Leiste links auf Voicemail.
2. Bewegen Sie den Mauszeiger über eine Voicemail und klicken Sie dann auf das Papierkorb-Symbol.

Mobile App
1. Tippen Sie unten auf das Telefon-Symbol.
2. Tippen Sie auf Voicemails.
3. Wischen Sie auf einer Voicemail nach links und tippen Sie dann auf das Papierkorb-Symbol.

Tischtelefon
1. Wählen Sie auf Ihrem Telefon *99 oder drücken Sie die Taste Nachrichten.
Hinweis:Je nach Ihrem Telefonmodell ist diese Taste möglicherweise mit einem Umschlagsymbol gekennzeichnet.
2. Wenn diesem Gerät mehrere Leitungen zugewiesen sind, müssen Sie vor dem Ausführen dieser Schritte die gewünschte Leitung auswählen.
3. Geben Sie Ihr Passwort ein (standardmäßig 0000).
4. Drücken Sie 1, um zu den neuen Nachrichten zu gelangen, oder 2, um einen anderen Ordner zu öffnen.
5. Drücken Sie 7, sobald Sie die zu löschende Nachricht ausfindig gemacht haben.
1. Wählen Sie *98 oder*99, um das Voicemail-Menü aufzurufen.
2. Drücken Sie 1 für Neue Nachrichten.
3. Drücken Sie 8 für Nachricht weiterleiten.
4. Wählen Sie aus, ob Sie die Nachricht ergänzen oder ohne Ergänzung weiterleiten möchten.
5. Legen Sie auf.
1. Melden Sie sich bei der Desktop-App oder der Web-App an.
2. Klicken Sie oben rechts auf Ihr Profilbild und wählen Sie Einstellungen.
3. Klicken Sie in der Leiste links auf Voicemail und passen Sie dann folgende Optionen an:
• Per E-Mail über Voicemails benachrichtigen Video ansehen
• Format für das Senden von Voicemail-Aufzeichnungen per E-Mail
• Sprachnachrichten nach dem E-Mail-Versand löschen
• Nachrichtenüberprüfung erlauben
• Ausstieg aus Voicemailbox
• Passwort ändern
Begrüßung über Ihre App ändern
1. Melden Sie sich bei Ihrer mobilen App an.
2. Tippen Sie oben links auf Ihr Profilbild.
3. Tippen Sie auf Voicemail.
4. Tippen Sie neben der gewünschten Begrüßung auf die Aufzeichnungstaste.
• Nicht verfügbar – am häufigsten verwendet (wird als Standard verwendet)
• Besetzt – kann nur verwendet werden, wenn Ihre Leitung Teil eines Wählplans ist
• Temporär – bei Auswahl werden die anderen zwei Nachrichtentypen überschrieben
5. Tippen Sie auf die Taste Aufzeichnen, um die Aufzeichnung zu starten.
6. Tippen Sie auf die Taste Beenden, um die Aufzeichnung zu beenden.
7. Tippen Sie auf die Taste Speichern, wenn Sie fertig sind.

ODER

Begrüßung über Ihr Tischtelefon ändern
1. Legen Sie fest, welche Begrüßung Sie verwenden möchten:
• Nicht verfügbar – am häufigsten verwendet (wird als Standard verwendet)
• Besetzt – kann nur verwendet werden, wenn Ihre Leitung Teil eines Wählplans ist
• Temporär – bei Auswahl werden die anderen zwei Nachrichtentypen überschrieben
2. Drücken Sie die Voicemail-Taste auf Ihrem Telefon oder wählen Sie auf Ihrem Telefon oder in Ihrer Softphone-App *98/*99, um das Voicemail-Menü aufzurufen.
3. Geben Sie Ihr Passwort ein (standardmäßig 0000).
4. Drücken Sie 0 für die Mailbox-Optionen.
5. Zeichnen Sie die gewünschte Art von Begrüßung auf.
6. Folgen Sie den Sprachanweisungen, um die Aufzeichnung zu akzeptieren, zu kontrollieren oder zu wiederholen.
7. Legen Sie auf.

Hinweis: Wenn Sie eine Datei mit einer vorab aufgezeichneten Voicemail-Begrüßung haben, die Sie verwenden möchten, wenden Sie sich an Ihren Systemadministrator, damit diese Begrüßung in das System hochgeladen und der Leitung zugewiesen wird.
1. Drücken Sie die Voicemail-Taste auf Ihrem Telefon oder wählen Sie auf Ihrem Telefon oder in Ihrer Softphone-App *98/*99, um das Voicemail-Menü aufzurufen.
2. Geben Sie Ihr Passwort ein (standardmäßig 0000).
3. Drücken Sie 0 für die Mailbox-Optionen.
4. Drücken Sie 4, um eine temporäre Nachricht aufzuzeichnen.
5. Folgen Sie den Sprachanweisungen, um die Aufzeichnung zu akzeptieren, zu kontrollieren oder zu wiederholen.
6. Legen Sie auf.

Hinweis: Wenn Sie eine Datei mit einer vorab aufgezeichneten Voicemail-Begrüßung haben, die Sie verwenden möchten, wenden Sie sich an Ihren Systemadministrator, damit diese Begrüßung in das System hochgeladen und der Leitung zugewiesen wird.
1. Wählen Sie *98 oder*99, um das Voicemail-Menü aufzurufen.
2. Geben Sie Ihr Passwort ein (standardmäßig 0000).
3. Drücken Sie 0 für die Mailbox-Optionen.
4. Drücken Sie 4 für Temporäre Nachricht aufzeichnen.
5. Drücken Sie 2 für Temporäre Nachricht löschen.
Desktop- und Web-App
1. Klicken Sie in einem aktiven Gespräch auf Weiterleiten.
2. Suchen Sie nach dem Namen, der Durchwahl oder der Nummer eines Kontakts.
3. Wählen Sie das Übertragungsziel und anschließend An Voicemail senden aus.

Mobile App
1. Tippen Sie in einem aktiven Gespräch auf Weiterleiten.
2. Suchen Sie nach dem Namen, der Durchwahl oder der Nummer eines Kontakts.
3. Wählen Sie das Übertragungsziel und anschließend An Voicemail senden aus.

Tischtelefon
1. Initiieren Sie auf Ihrem Telefon eine Weiterleitung ohne Ankündigung. Wenn Sie Hilfe benötigen, um dies auf Ihrem Telefon zu tun, lesen Sie unsere Telefonhandbücher.
2. Leiten Sie den Anruf an 0 + Durchwahl weiter.

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5Support kontaktieren

Wenn Sie weitere Hilfe benötigen, klicken Sie bitte hier, um unsere Kontaktmöglichkeiten anzuzeigen.


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