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Wie richte ich Google Drive für Aktivitäten ein?

Eine der am häufigsten genutzten Aktivitäten von GoToTraining ist die Funktion für die Zusammenarbeit an Google Drive-Dateien. Sie ermöglicht es allen Teilnehmern, eine in der Cloud gehostete und über Google Drive geteilte Datei anzuzeigen und zu bearbeiten (z. B. Google-Dokument, Google-Tabellenblatt, Google-Folie oder Google-Zeichnung).

Weitere Informationen finden Sie auch unter Allgemeines zu Aktivitäten und Arbeitsgruppen.

Hinweis: Als Organisator müssen Sie über ein kostenloses Google-Konto verfügen, damit Sie diese Funktion verwenden können (Teilnehmer benötigen weder ein Konto für GoToTraining noch für Google). Bitte beachten Sie, dass geschäftliche G-Suite-Konten nicht unterstützt werden. Nachdem Sie sich am Google-Konto angemeldet haben, müssen Sie möglicherweise die Aktivitätenseite aktualisieren, um die Änderungen im rechten Navigationsbereich anzuzeigen.

Zugriff auf die Google Drive-Dateien nach der Aktivität

Wenn Organisatoren während einer Schulung eine Aktivität starten und zusammen ein Dokument bearbeiten, wird ein neuer Ordner in Google Drive unter GoToTraining > Schulungen erstellt und mit dem Datum gekennzeichnet, an dem die Schulung stattgefunden hat. Alle Google Drive-Dateien, die während der Aktivität bearbeitet werden, werden dann in diesem Ordner gespeichert. Sie können auf die Dateien klicken, um sie zu öffnen.

Teilen der Google Drive-Dateien nach der Aktivität

Um die Dateien abschließend in der Hauptsitzung zu überprüfen, öffnen Sie die Datei und übertragen Sie Ihren Bildschirm für die Teilnehmer. Alle Elemente werden angezeigt, nachdem die Aktivität beendet ist (zum Öffnen klicken), oder Sie können auf die Datei in Google Drive zugreifen.

Wenn Sie Ihren Teilnehmern zukünftigen Zugriff auf die Dateien gewähren möchten, können Sie sie direkt über Google Drive teilen. Weitere Informationen siehe Dateien teilen auf der Google-Supportsite.

Einrichten von Google Drive-Dateien zur Verwendung in Aktivitäten

Organisatoren können diesen Vorgang vor oder während der Sitzung durchführen, aber es wird dringend empfohlen, dies vor der Schulung zu tun. Starten Sie dazu einfach eine Ad-hoc-Sitzung und stellen Sie die Einrichtung fertig. Ihre Dateien stehen dann schon bereit, wenn Sie die Schulung starten! Sie können diesen Vorgang entweder vor oder während der Sitzung abschließen.
  1. Starten Sie eine neue Schulung und klicken Sie im Bereich „Aktivität“ auf Aktivität wählen.
  2. Klicken Sie unter „Dokument zusammen bearbeiten“ auf Anmelden mit Google. Klicken Sie bei Aufforderung, den Zugriff auf Ihr GoToTraining-Konto zu gewähren, auf Zulassen.
  3. Klicken Sie unter „Dokument zusammen bearbeiten“ auf Neu hinzufügen. Sie werden nun zu Ihrem Google Drive-Konto umgeleitet, wo der neue GoToTraining-Ordner bereits automatisch erstellt wurde. Alle Dateien, die Sie in diesem Ordner speichern, werden im Aktivitäten-Center aufgeführt, und alle bearbeiteten Dateien werden in einem Schulungsunterordner gespeichert.
  4. Sie sind fast fertig! Alle Dateien, die Sie im GoToTraining-Ordner hinzugefügt haben, werden automatisch im Aktivitäten-Center angezeigt – Sie müssen lediglich den GoToTraining-Ordner öffnen und eine neue Datei einfügen.