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Condividi formazioni, gestisci iscrizioni e invia e-mail

Dopo aver pianificato e impostato la formazione, è possibile invitare i partecipanti nonché impostare e gestire l’iscrizione.

Invitare i partecipanti

  1. Accedi al tuo account all’indirizzo https://global.gototraining.com.
  2. Fai clic su Formazione pianificata nel menu a sinistra. Fai clic sul titolo della formazione.
  3. Nella pagina Gestisci formazione, seleziona Condividi nell’angolo superiore sinistro.
  4. Altrimenti, scorri in basso fino alla sezione Condividere e controllare la formazione e seleziona l’opzione di consegna:

    • Invia e-mail con l’URL di iscrizione: Invia le informazioni sull’iscrizione alla formazione a tutti gli utenti che desideri invitare.
    • Copia informazioni della formazione: copia e incolla le informazioni dell’iscrizione alla formazione in una pagina web, un documento oppure ovunque tu voglia. Per selezionare il testo visualizzato, fai clic su Seleziona tutto per evidenziare ogni elemento, quindi copiarlo e incollarlo facendo clic con il pulsante destro del mouse sul testo evidenziato e selezionando Copia. Altrimenti, è possibile selezionare il testo evidenziato e premere il tasto Ctrl + C sulla tastiera per copiarlo e Ctrl + V per incollarlo da qualche parte.

Visualizzazione dell’URL di iscrizione e dell’ID formazione

  1. Accedi al tuo account all’indirizzo https://global.gototraining.com.
  2. Fai clic su Formazione pianificata nella barra di navigazione a sinistra. Fai clic sul titolo della formazione.
  3. Nella pagina Gestisci formazione, scorri fino alla sezione Condividere la formazione in cui sono visualizzati l’URL di iscrizione e l’ID formazione. Puoi fare clic sull’URL di iscrizione per visualizzare il modulo di iscrizione che appare ai partecipanti.

Configura le impostazioni di iscrizione

  1. Accedi al tuo account all’indirizzo https://global.gototraining.com.
  2. Fai clic su Formazione pianificata nel menu a sinistra. Fai clic sul titolo della formazione.
  3. Nella pagina Gestisci formazione, scorri fino alla sezione Condividere la formazione.
  4. Fai clic su Modifica nella sezione Impostazioni di iscrizione e di pagamento.

    • Prezzo (formazioni a pagamento)
    • Limite partecipanti
    • Chiudi iscrizione
    • Approvazione automatica o manuale
    • Notifica iscrizione

Imposta il limite di partecipanti

  1. Nella scheda Iscrizione della pagina Gestisci iscrizione, puoi limitare il numero di partecipanti che possono iscriversi alla formazione. Il numero predefinito di partecipanti può essere fino a un massimo di 25, ma puoi inserire un numero inferiore nel campo Limite partecipanti se lo desideri. Nessun utente sarà più in grado di iscriversi se è stato raggiunto il Limite partecipanti.
  2. Fai clic su Salva.

Imposta Chiudi iscrizione

  1. Nella pagina Gestisci iscrizione, vai alla sezione Chiudi iscrizione.
  2. Dal menu a discesa, seleziona quando desideri chiudere l’iscrizione. Nessun utente sarà più in grado di iscriversi se l’iscrizione è stata chiusa.
  3. Fai clic su Salva.

Aggiungi campi aggiuntivi al modulo di iscrizione

  1. Nella pagina Gestisci iscrizione, puoi selezionare altri campi del modulo di iscrizione obbligatori od opzionali, che i partecipanti dovranno compilare.

    • Indirizzo
    • Città
    • Stato/Provincia
    • CAP
    • Paese
    • Telefono
    • Organizzazione
    • Qualifica
    • Domande e commenti

  2. A meno che venga selezionata la casella di controllo "Richiesto" accanto a ciascun campo di iscrizione aggiuntivo, esso sarà facoltativo, per impostazione predefinita.
  3. Fai clic su Salva. Puoi fare clic sull’URL di iscrizione nella pagina Gestisci formazione per visualizzare ciò che appare agli iscritti.

Crea, modifica, ordina o elimina domande di iscrizione personalizzate

  1. Nella pagina Gestisci iscrizione, andare alla sezione Creare la domanda. È vietato richiedere informazioni personali riservate (dati della carta di credito, numeri di codice fiscale, ecc.) nelle domande relative all’iscrizione.
  2. Fai clic su Nuova domanda per creare una domanda da aggiungere al modulo di iscrizione.
  3. Seleziona il tipo di domanda:
    • Risposta breve: Offre a chi si iscrive una risposta libera.
    • Scelta multipla (una risposta): Offre a chi si iscrive la scelta di una risposta tra diverse opzioni disponibili.
  4. Inserisci la domanda nel campo Domanda. Se scegli la domanda di tipo a scelta multipla, inserisci almeno 2 risposte nel campo Risposta. Se desideri aggiungere più di 3 opzioni di risposta, fai clic su Aggiungi un’altra risposta.
  5. Fai clic su Crea per salvare la domanda.

    • Per modificare la domanda, fai clic sulla domanda effettiva nella pagina Gestisci iscrizione. Dopo aver effettuato le modifiche, fai clic su Aggiorna.
    • Per rendere obbligatoria la domanda personalizzata, seleziona la casella di controllo "Richiesto" accanto alla domanda nella pagina Gestisci iscrizione.
    • Per eliminare la domanda, fai clic sull’icona Rimuovi vicino alla domanda nella pagina Gestisci iscrizione.
    • Per modificare l’ordine delle domande, seleziona e trascinare una domanda in alto o in basso nell’elenco delle domande nella pagina Gestisci iscrizione.

  6. Fai clic su Salva.

Approva automaticamente o manualmente gli iscritti

  1. Nella pagina Gestisci iscrizione, scorri fino alla sezione Approvazione.
  2. Seleziona una delle opzioni di approvazione:
    • Approvazione automatica: Gli iscritti riceveranno immediatamente le informazioni su come partecipare alla formazione una volta effettuata l’iscrizione.
    • Approvazione manuale: Devi approvare l’iscrizione prima che gli interessati ricevano le informazioni su come partecipare alla formazione.
  3. Se desideri ricevere un messaggio e-mail ogni qualvolta qualcuno si iscrive, seleziona la casella di controllo "Notifica iscrizione". Se non selezioni tale opzione, potrai tornare alla pagina Gestisci formazione, fare clic su Gestisci o sul collegamento del numero dell’iscritto nella sezione Monitoraggio iscritti, per approvare o rifiutare le iscrizioni.
  4. Fai clic su Salva.

Approva, rifiuta o annulla l’iscrizione

  1. Nella pagina Gestisci formazione, scorri verso il basso fino alla sezione Monitoraggio iscritti.
  2. Fai clic su Gestisci o sul numero di iscritti per approvare o rifiutare le iscrizioni.
  3. Nella pagina Iscritti, seleziona uno o più iscritti dalla scheda Attesa approvazione, quindi fai clic su Approva o Rifiuta.

    • Gli iscritti la cui iscrizione è stata approvata riceveranno un messaggio e-mail di conferma e i loro nomi verranno spostati nella scheda Approvate nella pagina Iscritti. Puoi ancora annullare l’iscrizione dopo che è stata già approvata e i nomi degli iscritti verranno spostati nella scheda Iscrizioni rifiutate.
    • I nomi degli iscritti la cui iscrizione è stata rifiutata verranno spostati nella scheda Rifiutate, dove potrai ancora approvare l’iscrizione, se dovessi cambiare idea.

  4. Per visualizzare i dati di un iscritto, fai clic sul suo nome nella pagina Iscritti:

    • Stato: Attesa approvazione, Pagamento in sospeso, Iscrizione approvata o Iscrizione rifiutata
    • Iscritto: Data in cui la persona si è iscritta alla formazione
    • E-mail: Indirizzo e-mail dell’iscritto

  5. Per esportare i dati d’iscrizione in Excel, fai clic su Relazione Iscrizioni nella pagina Iscritti.

Visualizza i dati sull’iscritto.

  1. Nella pagina Gestisci formazione, fai clic sul collegamento Numero di iscritti.
  2. Nella pagina Iscritti, fai clic sul nome della persona per visualizzare i dati dell’iscritto. Secondo le impostazioni attivate per la formazione, potresti visualizzare le informazioni di pagamento dell’iscritto (per le sessioni di formazione a pagamento), dettagli sull’iscrizione e risposte ai test.

Invia e-mail di conferma agli iscritti

Le e-mail di conferma vengono inviate immediatamente al momento dell’iscrizione se è attivata l’approvazione automatica. Se è attivata l’approvazione manuale, le e-mail di conferma vengono inviate dopo l’approvazione.
  1. Per inviare nuovamente le e-mail di conferma, apri la pagina Gestisci formazione e scorri fino alla sezione E-mail.
  2. Fai clic su Visualizza accanto a Monitoraggio iscritti. Nella pagina Iscritti, fai clic sul nome della persona.
  3. Nella pagina Dati sull’iscritto, fai clic su Invia di nuovo e-mail di conferma.

Invia e-mail di promemoria agli iscritti

  1. Nella pagina Gestisci formazione, scorri fino alla sezione E-mail.
  2. Fai clic su Modifica nella sezione E-mail di promemoria.
  3. Nella pagina E-mail di promemoria, pianifica il messaggio e-mail di promemoria da inviare agli iscritti, scegliendo una o più opzioni:

    • 1 ora prima dell’ora e della data di inizio
    • 1 giorno prima dell’ora e della data di inizio
    • 1 settimana prima dell’ora e della data di inizio

  4. Puoi selezionare la casella Invia copia e-mail di promemoria all’organizzatore se desideri riceverne una copia.
  5. Nel campo disponibile puoi immettere testo personalizzato. Puoi personalizzare i messaggi e-mail di promemoria fino a quando non vengono inviati ai partecipanti.
  6. Fai clic su Salva. Puoi visualizzare le modifiche nella sezione E-mail della pagina Gestisci formazione. Per visualizzare un’anteprima del messaggio e-mail destinato ai partecipanti, seleziona Anteprima.

Invia e-mail supplementari ai partecipanti

  1. Nella pagina Gestisci formazione, scorri fino alla sezione E-mail.
  2. Fai clic su Modifica nella sezione E-mail supplementari.
  3. Nella pagina E-mail supplementare, seleziona la casella di controllo "Invia e-mail supplementare ai partecipanti". Il messaggio e-mail supplementare può essere inviato ai partecipanti fino a 7 giorni dopo la data di fine della formazione pianificata.
  4. Scegli quando desideri inviare il messaggio e-mail supplementare:
    • 1 ora dopo la data di termine pianificata
    • Da 1 a 7 giorni dopo la data di termine pianificata
  5. Puoi selezionare la casella Invia copia e-mail supplementare all’organizzatore se desideri riceverne una copia.
  6. Inserisci l’oggetto e il testo del corpo nel campo disponibile per personalizzare l’e-mail.
  7. Fai clic su Salva. Puoi visualizzare le modifiche nella sezione E-mail della pagina Gestisci formazione.

Invia e-mail di annullamento della formazione agli iscritti

  1. Nella pagina Gestisci formazione, seleziona Annulla nella parte superiore della pagina. Per annullare sessioni specifiche di formazioni ricorrenti personalizzate, fai clic sull’icona Annulla accanto all’ID formazione nella sezione Data e ora.
  2. Quando ti viene richiesto di confermare l’annullamento della formazione, fai clic su Continua.
  3. Se vi sono partecipanti iscritti, ti verrà richiesto di annullare le iscrizioni. Nella pagina Annulla iscrizioni, fai clic su Annulla formazione.
  4. Ora puoi personalizzare il testo dell’e-mail di conferma che viene inviata agli utenti ed emettere rimborsi per le formazioni a pagamento. Nella pagina Invia e-mail di annullamento iscrizione, puoi aggiungere testo personalizzato al corpo e, al termine, fare clic su Invia.