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Spazi di riunione (versione beta)

Con Spazi di riunione in versione beta, ogni volta che si crea una nuova riunione, sia pianificata che ricorrente, per quella sessione viene creata una pagina di destinazione univoca denominata "spazio della riunione". La pagina può essere utilizzata per preparare la sessione configurando impostazioni, caricando file, pubblicando un'agenda e molto altro. È persino possibile invitare i partecipanti a vedere lo spazio della riunione prima, durante e dopo la sessione.

Le funzionalità disponibili nel tuo account possono variare in base al piano di sottoscrizione.

 

Acconsentire esplicitamente a utilizzare Spazi di riunione (Meeting Spaces) in versione beta

Nota: se questa opzione non è ancora presente nella tua scheda Beta, Spazi di riunione in versione beta potrebbe non essere ancora disponibile per il tuo account. Continua a seguirci per sapere quando sarà disponibile!

1. Accedi all'indirizzo https://global.gotomeeting.com.

2. Fai clic sull'icona Menu in alto a destra e scegli Beta e Labs.

3. Fai clic sulla scheda Beta nella parte superiore.

4. Seleziona la casella di controllo Termini di servizio e quindi fai clic su Accedi alla versione beta.

 

Pianificare una sessione con uno spazio riunione

Nota:  al momento, Spazi riunione in versione beta supporta solo le sessioni pianificate dal Web. Se pianifichi una riunione dall'app desktop, dalle app mobili o dai plugin dei calendari, la versione beta non sarà applicabile e lo spazio della riunione non verrà creato.

1. Accedi all'indirizzo https://global.gotomeeting.com.

2. Nella pagina Riunioni personali, fai clic su Pianifica.

3. Immetti un titolo per la riunione e seleziona la frequenza con cui dovrà verificarsi.

4. Fai clic su Salva. Viene creato uno spazio riunione unico per la nuova sessione, a cui verrai reindirizzato automaticamente.

5. Fatto! Successivamente potrai accedere ai tuoi spazi riunione in qualsiasi momento dalla pagina Riunioni personali.

 

Personalizzare e modificare uno spazio riunione

È possibile personalizzare lo spazio riunione di una sessione per aiutare i partecipanti a prepararsi in anticipo per le sessioni. Utilizzando lo spazio riunione è possibile aggiungere informazioni aggiuntive e persino effettuare modifiche alla riunione stessa.

(a) Modificare il titolo, la data e l'ora: fai clic sul titolo per modificarlo o sulla data/ora per aprire nuovi campi (che consentono di selezionare una nuova data e un nuovo orario).

(b) Aggiungere una descrizione della riunione:aggiungi una descrizione nella parte superiore dello spazio riunione che consenta ai partecipanti di sapere cosa succederà nella sessione.

(c) Avviare la riunione: fai clic su Inizia la riunione per avviare immediatamente la sessione.

(d)Aggiungere un'agenda della riunione: utilizza questo spazio come desideri. Puoi aggiungere un'agenda per delineare i temi trattati e come si articolerà la sessione prima che inizi, oppure fare in modo che lo spazio riunione sia aperto durante la sessione attiva per prendere annotazioni in tempo reale. L'agenda può essere modificata in qualsiasi momento.

(e) Caricare e gestire file: carica file a cui i tuoi partecipanti possono accedere prima o durante la sessione (tutti i tipi di file sono compatibili). Ai partecipanti basta fare clic su un file per scaricarlo e in seguito potrai creare un elenco di coloro che lo hanno scaricato. Puoi anche aggiungere o rimuovere file in qualsiasi momento.

(f)  Invitare partecipanti: fai clic su Copia invito per accedere all'URL diretto dello spazio riunione, che può quindi essere inviato ai partecipanti per consentire loro di visualizzare la pagina e utilizzarla per partecipare alla sessione.

(g)  Gestire le impostazioni: fai clic su Audio per cambiare il tipo di audio da fornire ai partecipanti (ad esempio VoIP, numero verde, personalizzato). Fai clic su Coorganizzatori per aggiungere altri organizzatori che potranno aiutarti nella sessione.

 

Invitare partecipanti a uno spazio riunione

Gli spazi riunione funzionano come una pagina di destinazione a cui indirizzare i partecipanti prima che prendano parte alla sessione. I partecipanti possono utilizzare questi spazi per prepararsi in anticipo, tenere traccia delle modifiche in tempo reale durante una sessione e utilizzarli come riferimenti quali note e materiali.

1. Nello spazio riunione, fai clic su Copia invito.

2. Viene aperta una finestra popup che include l'URL dello spazio riunione, la descrizione della riunione, l'agenda, i file e le informazioni sull'audio.

3. Copia le informazioni e inviale ai partecipanti che desideri (ad esempio tramite e-mail o messaggistica istantanea). L'URL è tutto ciò che occorre ai partecipanti per accedere allo spazio riunione.

4. Quando i partecipanti accedono allo spazio riunione, possono consultare l'agenda, scaricare file e partecipare alla riunione.

 

Domande frequenti generali

Quali sono i requisiti di sistema per la versione beta?

Gli spazi riunione vengono creati automaticamente per le sessioni quando queste vengono pianificate da un computer Windows o Mac utilizzando un browser aggiornato (ad esempio Google Chrome, Mozilla Firefox, Safari, Internet Explorer versione 9 o successiva).

Nota:  anche se le sessioni create utilizzando un'app browser mobile possono funzionare con gli spazi riunione, i browser dei dispositivi mobili non sono supportati ufficialmente. Gli spazi riunione non vengono creati se si crea una riunione utilizzando l'app desktop, un'app mobile o i plugin dei calendari.

La scheda Beta non è presente. Come posso esprimere il mio consenso?

Spazi riunione (Meeting Spaces) in versione beta è disponibile solo per gli organizzatori che hanno configurato la propria pagina di riunione personale. Se non l'hai ancora fatto, configura la tua pagina di riunione personale, quindi segui le istruzioni per acconsentire esplicitamente alla versione (potrebbe essere necessario disconnettersi e poi accedere nuovamente).

Cosa accade se ho acconsentito alle sale riunioni in versione beta in passato?

Se hai acconsentito alle sale riunioni in versione beta dell'anno scorso, le sale riunioni esistenti resteranno disponibili. Verranno aggiornate con il nuovo aspetto di Spazi riunione (Meeting Spaces), ma non avranno le funzionalità aggiuntive per l'aggiunta delle agende e il caricamento dei file.

Per utilizzare questa funzionalità è necessario usare una versione specifica dell'app desktop di GoToMeeting?

No. Dato che gli spazi riunione sono una funzionalità dell'account Web (non dell'app desktop), non è importante quale sia la versione dell'app desktop in uso. L'account Web viene sempre aggiornato automaticamente alla versione più recente.

Domande frequenti sulla pianificazione

Posso ottenere uno spazio riunione per ogni riunione?

Sì. Ogni riunione pianificata dal Web avrà il proprio spazio riunione unico.

Posso utilizzare gli spazi riunione per qualsiasi tipo di riunione?

Sì. Per ogni riunione, sia per le sessioni ricorrenti che per quelle pianificate (singole), verrà creato uno spazio riunione.

Posso utilizzare lo stesso nome per più spazi riunione?

No. Ogni spazio riunione dovrà avere un nome univoco perché l'URL dello spazio è basato sul nome. Il nome iniziale dello spazio riunione viene creato automaticamente in base al nome della riunione, pertanto se si pianifica una riunione con lo stesso nome di una sessione pianificata in precedenza, al nome dello spazio riunione verrà aggiunto un suffisso (una sessione chiamata "Sync Up" potrebbe essere denominata "Sync Up 1").

Posso bloccare o limitare l'accesso a uno spazio riunione?

No. Al momento tutti gli spazi riunione sono pubblici e chiunque disponga del collegamento diretto può accedervi, pertanto è preferibile non caricare informazioni riservate.

Posso cambiare la data e/o l'ora delle mie riunioni se utilizzo la versione beta?

Sì. È possibile modificare la riunione dalla pagina Riunioni personali o fare clic sulla data/ora nella parte superiore dello spazio riunione della sessione.

Posso inviare una e-mail di invito dallo spazio riunione?

Non esiste un'integrazione che consenta di inviare automaticamente un'e-mail. Tuttavia è possibile fare clic su Copia invito in "Invita partecipanti" per visualizzare il contenuto dell'invito e quindi copiare/incollare il contenuto dell'invito in un'e-mail.

Posso eliminare uno spazio riunione?

No. Anche se la funzionalità è in versione beta, gli spazi riunione non scadranno e non possono essere eliminati.

Posso creare uno spazio riunione dall'app desktop, dalle app mobili o dai plugin dei calendari?

No. Queste funzionalità non sono disponibili.

Domande frequenti su agenda e file

Devo creare un nuovo spazio riunione per ogni riunione che necessita di un'agenda?

Dipende da come desideri utilizzare la funzionalità agenda. Poiché puoi modificare l'agenda durante la riunione, potresti volerla utilizzare per prendere note sulla sessione. Se desideri che queste note rimangano pubblicate per un accesso successivo, puoi continuare ad aggiungere note di seguito durante una sessione successiva, oppure pianificare una nuova sessione per ricominciare con un'agenda nuova. Tieni presente che le riunioni ricorrenti avranno una sola agenda, pertanto dovrai modificare l'agenda per ogni sessione o continuare ad aggiungerle nella stessa agenda.

È necessario avere un account ShareFile per utilizzare gli spazi riunione?

No. Anche se gli spazi riunione utilizzano un'integrazione di ShareFile per ospitare i file, non è necessario avere un proprio account. È sufficiente caricare un file nello spazio riunione per fare in modo che tutto funzioni.

Quanto spazio ho a disposizione per caricare i file negli spazi riunione?

Ogni organizzatore dispone di 1 GB di spazio di archiviazione libero per tutti i suoi spazi riunione. Se lo spazio di archiviazione termina è possibile eliminare i file non necessari dagli spazi riunione più vecchi.

Posso aggiungere altri file allo stesso spazio riunione per ogni sessione in una riunione ricorrente?

Sì. Puoi caricare file o modificare l'agenda in qualsiasi momento, pertanto puoi aggiornare il contenuto dello spazio riunione prima di ogni sessione se lo desideri.

I partecipanti possono accedere ai file caricati dalla sessione?

No. I partecipanti non vedranno i file dal proprio Pannello di controllo o dalla barra degli strumenti, ma dovranno passare allo spazio riunione della sessione per poterli scaricare.