HELP FILE

Avviare o pianificare riunioni con il plugin di GoToMeeting per Outlook

Se utilizzi Windows, il plugin di GoToMeeting per Outlook consente di visualizzare, pianificare, partecipare, modificare ed eliminare riunioni direttamente dal calendario di Microsoft Outlook.

Se desideri utilizzare il plugin di GoToMeeting per Outlook, è consigliabile pianificare, aggiornare e/o annullare le riunioni solo in Outlook. Questo perché mentre tutte le modifiche apportate nel plugin vengono automaticamente riflesse nel portale Web, le modifiche apportate nel portale web non vengono duplicate nel plugin di Outlook. Inoltre, una eventuale ripianificazione di una riunione mentre sei in modalità non in linea di Outlook non comparirà sul sito dell'amministratore di GoToMeeting.
Nota: il plugin per Outlook utilizza automaticamente le impostazioni audio predefinite quando pianifica le riunioni. Vedi Installare GoToMeeting in Microsoft Outlook (Windows) per le istruzioni di installazione per singolo computer e in modalità invisibile all'utente da amministratore.

Avviare una riunione immediata in Outlook (Windows)

Inizia riunione crea un invito nel formato e-mail di Outlook, pronto per essere inviato.
  1. Nella barra dei menu di Outlook, fai clic su Inizia riunione. Se richiesto, accedi con le credenziali di GoToMeeting.
  2. Viene aperto un modulo e-mail con l'invito della riunione già compilato. La prima volta riceverai il messaggio "Un'e-mail di invito è pronta per l'invio". Seleziona la casella di controllo Non mostrare più se desideri ignorare il messaggio in futuro. Fai clic su OK per chiudere il messaggio.
  3. Aggiungi gli indirizzi e-mail degli invitati, modifica l'oggetto se necessario e apporta le modifiche desiderate al corpo dell'e-mail.
  4. Fai clic su Invia.

Pianificare una riunione in Outlook (Windows)

  1. Nella barra dei menu di Outlook, fai clic su Pianifica riunione. Se richiesto, accedi con le credenziali di GoToMeeting.
  2. Viene aperto un modulo e-mail con l'invito alla riunione (inclusi i collegamenti di partecipazione e i numeri per la chiamata telefonica) già compilato. Se sono stati impostati paesi preferiti, vengono utilizzati tali paesi. Altrimenti, selezionando Stati Uniti vengono selezionati gli Stati Uniti. Per tutti gli altri casi viene utilizzato il paese primo selezionato in ordine alfabetico.
  3. Utilizza i campi di Outlook per specificare oggetto, data e orari di inizio e fine. Viene aggiunto automaticamente l'URL per la connessione alla riunione al campo Luogo dell'e-mail. Puoi aggiungere una sala riunioni fisica, se necessario.
  4. Invita i partecipanti aggiungendo i loro indirizzi e-mail nel campo A.
  5. Al termine, fai clic su Invia.

Modificare una riunione tramite Outlook (Windows)

Tramite il plugin di Outlook puoi aggiornare facilmente qualsiasi sessione con un coorganizzatore, aggiungere una password alla riunione o modificare le impostazioni audio. Tutte le modifiche salvate verranno automaticamente aggiornate nell'e-mail con le informazioni già inserite.
Nota: se aggiorni nel tuo calendario di Outlook una riunione che è stata pianificata tramite l'app Web o l'applicazione desktop anziché tramite il plugin, l'aggiornamento non verrà automaticamente eseguito nel portale di GoToMeeting.
Seleziona la riunione desiderata e fai clic su Modifica riunione. Viene aperta una piccola finestra di modifica delle opzioni.

  • Scheda Audio: scegli e modifica le impostazioni audio.
  • Scheda Coorganizzatore: cerca e aggiungi coorganizzatori nel tuo account GoToMeeting e fai clic su Salva.
  • Scheda Password: aggiungi una password alla riunione selezionando l'opzione Richiedi una password per la riunione, aggiungendo una password e salvando.

Rimuovere una riunione da un appuntamento di Outlook

Se lo desideri, puoi rimuovere le informazioni sulla sessione da un appuntamento senza annullare l'appuntamento stesso. In questo modo puoi conservare l'appuntamento nel tuo calendario (e in quello dei tuoi partecipanti), rimuovendo però la riunione dal sistema di GoToMeeting.
  1. Apri l'appuntamento desiderato nel calendario di Outlook.
  2. Nella barra multifunzione, fai clic su Rimuovi riunione.
  3. Al termine, fai clic su Invia aggiornamento.