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Guida alla segreteria

Tutto sulla segreteria, in un’unica guida.

1Configura la segreteria

Una casella di segreteria è già predisposta nella linea di ogni utente e in tutti i gruppi di squillo. Non dovrai compiere azioni per configurare la casella di segreteria, a meno che non desideri personalizzare il messaggio di saluto e le impostazioni. Consulta la sezione Gestisci la segreteria qui di seguito per le varie opzioni di configurazione.

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Prima di iniziare, verifichiamo alcuni aspetti:
• Assicurati di essere impostato come utente con una linea/un interno. Se non hai ancora completato l’impostazione, rivolgiti al tuo amministratore di sistema.
• Verifica che in caso di mancata risposta le impostazioni Trovami/Seguimi siano collegate alla segreteria.

Registra il messaggio di saluto dall’app
1. Accedi all’app mobile.
2. Tocca la tua immagine profilo nella parte superiore sinistra.
3. Tocca Segreteria.
4. Tocca il pulsante di registrazione accanto al tipo di messaggio di saluto che preferisci.
• Non disponibile – Il più comune, usato per impostazione predefinita
• Occupato – Questa opzione può essere utilizzata solo se la linea fa parte di un piano di chiamata
• Temporaneo – Quando selezionata, questa opzione ha la priorità sugli altri due tipi di messaggi
5. Tocca il pulsante Registra per avviare la registrazione
6. Tocca il pulsante Arresta per terminare la registrazione.
7. Tocca il pulsante Salva quando hai finito.

OPPURE

Registra il messaggio di saluto dal telefono fisso
1. Determina il tipo di messaggio di saluto che desideri utilizzare:
• Non disponibile – Il più comune, usato per impostazione predefinita
• Occupato – Questa opzione può essere utilizzata solo se la linea fa parte di un piano di chiamata
• Temporaneo – Quando selezionata, questa opzione ha la priorità sugli altri due tipi di messaggi
2. Premi il pulsante della segreteria sul tuo telefono o componi i numeri *98/*99 dal telefono per accedere al menu della segreteria.
3. Componi la password (quella predefinita è 0000).
4. Premi 0 per le opzioni della casella di segreteria.
5. Registra il tipo di messaggio di saluto desiderato.
6. Segui le istruzioni vocali per accettare, verificare o registrare nuovamente il messaggio.
7. Riattacca.

Nota: se hai un file con un messaggio di saluto della segreteria preregistrato che desideri utilizzare, contatta l’amministratore di sistema per fare in modo che il messaggio di saluto venga caricato sul sistema e assegnato alla tua linea.

Imposta la password
Per impostazione predefinita la tua password è 0000. Se desideri modificarla, segui questi passaggi:

1. Premi il pulsante della segreteria sul telefono o componi i numeri *98/*99 per accedere al menu della segreteria.
2. Componi la password (quella predefinita è 0000).
3. Premi 0 per le opzioni della casella di segreteria, quindi premi 5 per modificare la password.
4. Inserisci una nuova password di almeno quattro cifre e premi il tasto #.
5. Inserisci nuovamente la nuova password e premi il tasto #.
1. Accedi all’app per desktop oppure per web.
2. Fai clic sull’immagine del tuo profilo in alto a destra e quindi scegli Impostazioni.
3. Da Segreteria seleziona l’opzione Attiva le notifiche da segreteria a posta elettronica e inserisci l’indirizzo e-mail per ricevere le notifiche dei nuovi messaggi.
4. Attiva l’opzione Invia tramite e-mail le registrazioni dei messaggi vocali e scegli il formato:
• .wav49 – dimensioni dei file ridotte (predefinito, consigliato)
• .wav – dimensioni dei file più grandi, migliore compatibilità con i dispositivi mobili

Nota: puoi inviare le notifiche a un solo indirizzo e-mail. Per recapitare le notifiche a un gruppo, utilizza un alias e-mail (ad es. sales@guthrie.com) o crea una regola per l’inoltro automatico nel client e-mail.

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2Configura la casella di segreteria condivisa

Le caselle di segreteria condivise sono caselle di segreteria indipendenti, separate da quelle della linea di un utente o di un gruppo di squillo, che possono essere create e aggiunte a un piano di chiamata o alla linea personale di un utente, se lo preferisce. Consentono a più utenti di accedere alla stessa casella di segreteria e di utilizzarla, invece di avere una casella personale per ogni utente.

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Prima di iniziare: Devi disporre di autorizzazioni da amministratore o da super amministratore.

Crea la casella di segreteria condivisa
1. Accedi al sito https://my.jive.com/pbx.
2. Fai clic su Caselle di segreteria condivise nella barra laterale a sinistra, quindi su Aggiungi casella di segreteria condivisa.
3. Il prossimo numero disponibile verrà inserito automaticamente in Interno; se necessario, modificalo.
4. Inserisci un Nome per la casella di segreteria condivisa.
5. Fai clic sull’icona del segno di spunta per salvare la casella di segreteria.

Registra il messaggio di saluto dall’app
1. Accedi all’app mobile.
2. Tocca la tua immagine profilo nella parte superiore sinistra.
3. Tocca Segreteria.
4. Tocca il pulsante di registrazione accanto al tipo di messaggio di saluto che preferisci.
• Non disponibile – Il più comune, usato per impostazione predefinita
• Occupato – Questa opzione può essere utilizzata solo se la linea fa parte di un piano di chiamata
• Temporaneo – Quando selezionata, questa opzione ha la priorità sugli altri due tipi di messaggi
5. Tocca il pulsante Registra per avviare la registrazione
6. Tocca il pulsante Arresta per terminare la registrazione.
7. Tocca il pulsante Salva quando hai finito.

OPPURE

Registra il messaggio di saluto dal telefono fisso
1. Determina il tipo di messaggio di saluto che desideri utilizzare:
• Non disponibile – Il più comune, usato per impostazione predefinita
• Occupato – Questa opzione può essere utilizzata solo se la linea fa parte di un piano di chiamata
• Temporaneo – Quando selezionata, questa opzione ha la priorità sugli altri due tipi di messaggi
2. Premi il pulsante della segreteria sul tuo telefono o componi i numeri *98/*99 dal telefono per accedere al menu della segreteria.
3. Componi la password (quella predefinita è 0000).
4. Premi 0 per le opzioni della casella di segreteria.
5. Registra il tipo di messaggio di saluto desiderato.
6. Segui le istruzioni vocali per accettare, verificare o registrare nuovamente il messaggio.
7. Riattacca.

Nota: se hai un file con un messaggio di saluto della segreteria preregistrato che desideri utilizzare, contatta l’amministratore di sistema per fare in modo che il messaggio di saluto venga caricato sul sistema e assegnato alla tua linea.

Imposta la password
Per impostazione predefinita la tua password è 0000. Se desideri modificarla, fai clic sulla scheda Accesso segreteria nella casella di segreteria condivisa.

Personalizza le impostazioni
Dalla casella di segreteria condivisa, fai clic sulla scheda Generali per personalizzare le seguenti impostazioni:
• Opzioni omissione
• Opzioni fax

Dalla casella di segreteria condivisa, fai clic sulla scheda Segreteria per personalizzare le seguenti impostazioni:
• Fuso orario
• Revisione del messaggio
• Passa a un altro interno
• Notifiche e-mail
• Impostazioni privacy
Una casella di segreteria condivisa non può essere assegnata al tasto di una linea sul telefono, eliminando così la possibilità di monitorare visivamente la presenza di messaggi vocali (tasto di linea lampeggiante). Tuttavia, se si crea una linea indipendente che possa fungere da casella di segreteria condivisa, questa può essere assegnata a un tasto di linea su un dispositivo. Di conseguenza, quando si riceve un messaggio vocale, tutti gli utenti che hanno assegnato la linea al loro dispositivo vedranno accendersi il tasto corrispondente.

Prima di iniziare: Devi disporre di autorizzazioni da amministratore o da super amministratore.

1. Accedi al sito https://my.jive.com/pbx.
2. Fai clic su Linee nella barra laterale a sinistra, quindi su Aggiungi linea.
3. Il prossimo numero disponibile verrà inserito automaticamente in Interno; se necessario, modificalo.
4. Inserisci un Nome per la linea.
5. Fai clic sull’icona del segno di spunta e quindi sulla nuova linea per configurarne le impostazioni.
6. Da Piano di chiamata, imposta l’opzione Squilla contemporaneamente su 0 secondi.
7. Verifica che l’opzione In mancanza di risposta, invia a sia impostata su Segreteria.
8. Da Segreteria, personalizza le impostazioni della segreteria.
9. Fai clic su Salva.
10. Fai clic su Dispositivi nella barra laterale a sinistra e seleziona il telefono che richiede l’aggiunta della casella di segreteria condivisa a uno dei tasti di linea.
11. Da Configurazione dei pulsanti, seleziona Linea come Tipo di pulsante e scegli la nuova linea appena creata.
12. Modifica l’Etichetta per identificare la casella di segreteria condivisa.
13. Fai clic su Salva.
14. Spegni e riaccendi manualmente il telefono per applicare le modifiche.

3Controlla la segreteria

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Consulta la guida per il telefono per scoprire dove trovare la segreteria del tuo telefono.

1. Componi il numero *99 (guarda il video) dal telefono o premi il tasto Messaggi. A seconda del modello di telefono, il pulsante potrebbe avere l’icona di una busta.
2. Se al dispositivo sono assegnate più linee, seleziona quella per cui desideri completare questi passaggi.
3. Componi la password (per impostazione predefinita è 0000).
Guarda il video
1. Accedi all’app per desktop oppure per web.
2. Fai clic sull’icona Segreteria nella barra laterale a sinistra.
3. Passa il mouse su un messaggio della segreteria per visualizzare le opzioni.
Guarda il video
1. Accedi all’app mobile.
2. Tocca l’icona del telefono nella parte inferiore.
2. Tocca Messaggi vocali.
3. Per ascoltare un messaggio vocale, tocca l’icona Riproduci. Per ulteriori opzioni, tocca la voce di un messaggio vocale.
Guarda il video
1. Chiama l’interno del tuo ufficio.
2. Quando senti l’inizio del messaggio di saluto della segreteria, premi il tasto *.
3. Componi la password (per impostazione predefinita è 0000).
Guarda il video
1. Componi il numero *98 dal telefono fisso o dall’app softphone.
2. Digita l’interno.
3. Componi la password (per impostazione predefinita è 0000).

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4Gestisci la segreteria

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App desktop e web
1. Fai clic sull’immagine del tuo profilo in alto a destra e quindi scegli Impostazioni.
2. Fai clic su Segreteria nella barra laterale a sinistra.
3. Da Password, fai clic su Modifica password.
4. Inserisci la nuova password e fai clic su Aggiorna password.

OPPURE

App per telefono fisso e mobile
1. Premi il pulsante della segreteria sul telefono o componi i numeri *98/*99 per accedere al menu della segreteria.
2. Componi la password (quella predefinita è 0000).
3. Premi 0 per le opzioni della casella di segreteria, quindi premi 5 per modificare la password.
4. Inserisci una nuova password di almeno quattro cifre e premi il tasto #.
5. Inserisci nuovamente la nuova password e premi il tasto #.
App desktop e web
1. Fai clic su Segreteria nella barra laterale a sinistra.
2. Passa il puntatore del mouse su una segreteria e fai clic sull’icona del cestino.

App per dispositivi mobili
1. Tocca l’icona del telefono nella parte inferiore.
2. Tocca Messaggi vocali.
3. Scorri a sinistra su una segreteria e quindi tocca l’icona del cestino.

Telefono fisso
1. Componi il numero *99 dal telefono o premi il tasto Messaggi.
Si prega di notare che A seconda del modello di telefono, il pulsante potrebbe avere l’icona di una busta.
2. Se al dispositivo sono assegnate più linee, seleziona quella per cui desideri completare questi passaggi.
3. Componi la password (quella predefinita è 0000).
4. Premi 1 per i nuovi messaggi oppure 2 per aprire una cartella diversa.
5. Una volta trovato il messaggio che desideri eliminare, premi 7.
1. Componi il numero *98 o *99 per accedere al menu della segreteria.
2. Premi 1 per l’opzione Nuovi messaggi.
3. Premi 8 per l’opzione Inoltra messaggio.
4. Seleziona se desideri anteporre il messaggio o inoltrarlo senza messaggio anteposto.
5. Riattacca.
1. Accedi all’app per desktop oppure per web.
2. Fai clic sull’immagine del tuo profilo in alto a destra e quindi scegli Impostazioni.
3. Fai clic su Segreteria nella barra laterale a sinistra, quindi personalizza le seguenti opzioni:
• Notifiche da segreteria a posta elettronica - Guarda il video
• Formato delle registrazioni dei messaggi vocali inviati tramite e-mail
• Elimina i messaggi dopo aver inviato un messaggio vocale tramite e-mail
• Consenti la revisione dei messaggi
• Passa a un altro interno
• Cambia password
Modifica il messaggio di saluto dall’app
1. Accedi all’app mobile.
2. Tocca la tua immagine profilo nella parte superiore sinistra.
3. Tocca Segreteria.
4. Tocca il pulsante di registrazione accanto al tipo di messaggio di saluto che preferisci.
• Non disponibile – Il più comune, usato per impostazione predefinita
• Occupato – Questa opzione può essere utilizzata solo se la linea fa parte di un piano di chiamata
• Temporaneo – Quando selezionata, questa opzione ha la priorità sugli altri due tipi di messaggi
5. Tocca il pulsante Registra per avviare la registrazione
6. Tocca il pulsante Arresta per terminare la registrazione.
7. Tocca il pulsante Salva quando hai finito.

OPPURE

Modifica il messaggio di saluto dal telefono fisso
1. Determina il tipo di messaggio di saluto che desideri utilizzare:
• Non disponibile – Il più comune, usato per impostazione predefinita
• Occupato – Questa opzione può essere utilizzata solo se la linea fa parte di un piano di chiamata
• Temporaneo – Quando selezionata, questa opzione ha la priorità sugli altri due tipi di messaggi
2. Premi il pulsante della segreteria sul telefono o componi i numeri *98/*99 dal telefono o dall’app softphone per accedere al menu della segreteria.
3. Componi la password (quella predefinita è 0000).
4. Premi 0 per le opzioni della casella di segreteria.
5. Registra il tipo di messaggio di saluto desiderato.
6. Segui le istruzioni vocali per accettare, verificare o registrare nuovamente il messaggio.
7. Riattacca.

Nota: se hai un file con un messaggio di saluto della segreteria preregistrato che desideri utilizzare, contatta l’amministratore di sistema per fare in modo che il messaggio di saluto venga caricato sul sistema e assegnato alla tua linea.
1. Premi il pulsante della segreteria sul telefono o componi i numeri *98/*99 dal telefono o dall’app softphone per accedere al menu della segreteria.
2. Componi la password (quella predefinita è 0000).
3. Premi 0 per le opzioni della casella di segreteria.
4. Premi 4 per registrare un messaggio temporaneo.
5. Segui le istruzioni vocali per accettare, verificare o registrare nuovamente il messaggio.
6. Riattacca.

Nota: se hai un file con un messaggio di saluto della segreteria preregistrato che desideri utilizzare, contatta l’amministratore di sistema per fare in modo che il messaggio di saluto venga caricato sul sistema e assegnato alla tua linea.
1. Componi il numero *98 o *99 per accedere al menu della segreteria.
2. Componi la password (quella predefinita è 0000).
3. Premi 0 per le opzioni della casella di segreteria.
4. Premi 4 per l’opzione Registra messaggio temporaneo.
5. Premi 2 per l’opzione Elimina messaggio temporaneo.
App desktop e web
1. Durante una chiamata attiva, fai clic su Trasferisci.
2. Cerca il nome, l’interno o il numero di telefono di un contatto.
3. Seleziona la destinazione del trasferimento e scegli poi Invia a segreteria.

App per dispositivi mobili
1. Durante una chiamata attiva, tocca Trasferisci.
2. Cerca il nome, l’interno o il numero di telefono di un contatto.
3. Seleziona la destinazione del trasferimento e scegli poi Invia a segreteria.

Telefono fisso
1. Avvia un trasferimento diretto dal telefono. Se ti serve aiuto per imparare a svolgere questa azione sul tuo telefono, leggi le nostre guide per i telefoni per maggiori dettagli.
2. Trasferisci la chiamata digitando 0 seguito dal numero di interno.

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5Contattaci

Se hai bisogno di ulteriore assistenza, fai clic qui per conoscere i nostri recapiti di contatto.


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