Guida alla segreteria di GoTo
Tutto sulla segreteria, in un’unica guida.
Configura la segreteria
Una casella di segreteria è già predisposta nella linea di ogni utente e in tutti i gruppi di chiamata. Non dovrai compiere azioni per configurare la casella di segreteria, a meno che non desideri personalizzare il messaggio di saluto e le impostazioni.
Vedi Gestisci la segreteria di seguito per le varie opzioni di configurazione.
Personalizza il messaggio di saluto
Prima di iniziare, verifichiamo alcuni aspetti:
- Assicurati di essere impostato come utente con una linea/un interno. Se non hai ancora completato l’impostazione, rivolgiti al tuo amministratore di sistema.
- Verifica che in caso di mancata risposta le impostazioni Trovami/Seguimi siano collegate alla segreteria.
Registra il messaggio di saluto dall'App Mobile
- Accedi al tuo app mobile.
- Tocca la tua immagine profilo nella parte superiore sinistra e quindi tocca Segreteria.
- Tocca il pulsante di registrazione accanto al tipo di messaggio di saluto che preferisci.
- Non disponibile – Il più comune, usato per impostazione predefinita
- Occupato – Questa opzione può essere utilizzata solo se la linea fa parte di un piano di chiamata
- Temporaneo – Quando selezionata, questa opzione ha la priorità sugli altri due tipi di messaggi
- Tocca Registra per avviare la registrazione.
- Tocca Arresta per terminare la registrazione.
- Tocca Salvare quando hai finito.
- Tocca l'icona del cestino per eliminare un messaggio di saluto.
Registra il messaggio di saluto dall'App Desktop o Web
- Accedi all’app per desktop oppure per web.
- Seleziona la tua immagine del profilo in alto a destra e quindi seleziona Impostazioni.
- Espandi Voce nella barra laterale a sinistra, quindi scegli Segreteria.
- Da Saluti della segreteria, seleziona Mostra opzioni per visualizzare tutti i tipi di messaggio di saluto della segreteria:
- Non disponibile – Il più comune, usato per impostazione predefinita
- Occupato – Questa opzione può essere utilizzata solo se la linea fa parte di un piano di chiamata
- Temporaneo – Quando selezionata, questa opzione ha la priorità sugli altri due tipi di messaggi
- Seleziona Registra accanto al tipo di messaggio di saluto desiderato, quindi scegli il microfono dalla nuova finestra. Se il pulsante di registrazione non è visibile, dovrai abilitare l'accesso al microfono.
- Seleziona Avviare la registrazione per registrare il messaggio di saluto.
- Seleziona Interrompere la registrazione per terminare la registrazione. Prima di salvare il messaggio di saluto, puoi riprodurlo, eliminarlo o registrarlo nuovamente.
- Seleziona Salva.
- Seleziona l'icona del cestino per eliminare un messaggio di saluto.
Registra il messaggio di saluto dal telefono fisso
- Determina il tipo di messaggio di saluto che desideri utilizzare:
- Non disponibile – Il più comune, usato per impostazione predefinita
- Occupato – Questa opzione può essere utilizzata solo se la linea fa parte di un piano di chiamata
- Temporaneo – Quando selezionata, questa opzione ha la priorità sugli altri due tipi di messaggi
- Premi il pulsante della segreteria sul telefono o componi il numero *98/*99 dal tuo telefono per accedere il menu della segreteria.
- Componi la password (quella predefinita è 0000).
- Premi 0 per le opzioni della casella di segreteria.
- Registra il tipo di messaggio di saluto desiderato.
- Segui le istruzioni vocali per accettare, verificare o registrare nuovamente il messaggio.
Risultati:
Nota: Se hai un file con un messaggio di saluto della segreteria preregistrato che desideri utilizzare, contatta l'amministratore di sistema per fare in modo che il messaggio di saluto venga caricato sul sistema e assegnato alla tua linea.
Attiva le notifiche per la segreteria
- Accedi all’app per desktop oppure per web.
- Seleziona la tua immagine del profilo in alto a destra e quindi seleziona Impostazioni.
- Espandi Voce nella barra laterale a sinistra, quindi seleziona Segreteria.
- Da Notifiche abilita Da segreteria a posta elettronica e inserisci l’indirizzo e-mail per ricevere le notifiche dei nuovi messaggi.
- Facoltativo: Attiva Allega la registrazione della segreteria e quindi scegli il formato:
- .wav49 – dimensioni dei file ridotte (predefinito, consigliato)
- .wav – dimensioni dei file più grandi, migliore compatibilità con i dispositivi mobili
- .mp3 – Dimensioni dei file più ridotte.
Risultati:
Nota: Puoi inviare le notifiche a un solo indirizzo e-mail. Per recapitare le notifiche a un gruppo, utilizza un alias e-mail (ad es. sales@guthrie.com) o crea una regola per l’inoltro automatico nel client e-mail.
Imposta la password
Per impostazione predefinita la tua password è 0000. Se desideri modificarla, segui questi passaggi:
Impostare la password dal telefono fisso o dall’app mobile
- Premi il pulsante della segreteria sul telefono o componi il numero *98/*99 dal telefono fisso o dall'app per accedere al menu della segreteria.
- Componi la password (quella predefinita è 0000).
- Premi 0 per le opzioni della casella di segreteria, quindi premi 5 per modificare la password.
- Inserisci una nuova password di almeno quattro cifre e premi il tasto #.
- Inserisci nuovamente la nuova password e premi il tasto #.
Impostare la password dall’app desktop o dall’app web
- Accedi all’app per desktop oppure per web.
- Seleziona la tua immagine del profilo in alto a destra e quindi seleziona Impostazioni.
- Espandi Voce nella barra laterale a sinistra, quindi seleziona Segreteria.
- Da Password, seleziona Modifica password.
- Inserisci la nuova password della segreteria e quindi seleziona Aggiorna password.
Controlla la segreteria
Dal telefono fisso personale
Consulta la
guida per il telefono per scoprire dove trovare la segreteria del tuo telefono.
- Componi *99 dal telefono o premi il Messaggi chiave. A seconda del modello di telefono, il pulsante potrebbe avere l'icona di una busta.
- Se al dispositivo sono assegnate più linee, seleziona quella per cui desideri completare questi passaggi.
- Componi la password (per impostazione predefinita è 0000).
Dall’app per desktop
Dall’app per dispositivi mobili
- Accedi al app mobile.
- Tocca l'icona del telefono dalla parte inferiore dello schermo e tocca quindi Segreteria.
- Per ascoltare un messaggio vocale, tocca l’icona Riproduci. Per ulteriori opzioni, tocca la voce di un messaggio vocale.
Telefono remoto
- Chiama l’interno del tuo ufficio.
- Premi * quando senti l'inizio del messaggio di saluto della segreteria.
- Componi la password (per impostazione predefinita è 0000).
Controlla un’altra segreteria
- Componi *98 dal telefono fisso o dall'app softphone.
- Digita l’interno.
- Componi la password (per impostazione predefinita è 0000).
Gestisci la segreteria
Modifica la password
App desktop e web
- Seleziona la tua immagine del profilo in alto a destra e quindi scegli la Impostazioni.
- Espandi Voce nella barra laterale a sinistra, quindi seleziona Segreteria.
- Da Password, seleziona Modifica password.
- Inserisci la nuova password e quindi seleziona Aggiorna password.
App per telefono fisso e mobile
- Premi il pulsante della segreteria sul telefono o componi il numero *98/*99 dal telefono fisso o dall'app mobile per accedere al menu della segreteria.
- Componi la password (quella predefinita è 0000).
- Premi 0 per Opzioni della casella di segreteria e quindi premi 5 per cambiare la password.
- Inserisci una nuova password di almeno quattro cifre e premi il tasto #.
- Inserisci nuovamente la nuova password e premi il tasto #.
Elimina i messaggi vocali
App desktop e web
- Seleziona Telefono nel menu di navigazione a sinistra e quindi seleziona Segreteria dal pannello sinistro.
- Passa il puntatore del mouse su una segreteria e fai clic sull’icona del cestino.
App mobile
- Tocca l’icona del telefono nella parte inferiore.
- Tocca Segreteria.
- Scorri a sinistra su una segreteria e quindi tocca l’icona del cestino.
Telefono fisso
Inoltra un messaggio vocale a un’altra casella
- Componi *98 oppure *99 per accedere al menu della segreteria.
- Premi 1 per Nuovi messaggi.
- Premi 8 per Inoltra messaggio.
- Seleziona se desideri anteporre il messaggio o inoltrarlo senza messaggio anteposto e quindi riaggancia.
Modifica le impostazioni
- Accedi all’app per desktop oppure per web.
- Seleziona la tua immagine del profilo in alto a destra e quindi scegli la Impostazioni.
- Espandi Voce nella barra laterale a sinistra, quindi seleziona Segreteria.
- Personalizza le seguenti opzioni:
- Notifiche da segreteria a posta elettronica - Guarda il video
- Formato delle registrazioni dei messaggi vocali inviati tramite e-mail
- Elimina i messaggi dopo aver inviato un messaggio vocale tramite e-mail
- Consenti la revisione dei messaggi
- Passa a un altro interno
- Cambia password
Modifica il messaggio di saluto
Modifica il messaggio di saluto dall’app
- Accedi al tuo app mobile.
- Tocca la tua immagine profilo nella parte superiore sinistra e quindi tocca Segreteria.
- Tocca il pulsante di registrazione accanto al tipo di messaggio di saluto che preferisci.
- Non disponibile – Il più comune, usato per impostazione predefinita
- Occupato – Questa opzione può essere utilizzata solo se la linea fa parte di un piano di chiamata
- Temporaneo – Quando selezionata, questa opzione ha la priorità sugli altri due tipi di messaggi
- Tocca Registra per avviare la registrazione.
- Tocca Arresta per terminare la registrazione.
- Tocca Salvare quando hai finito.
Modifica il messaggio di saluto dall'App Desktop o Web
- Accedi al desktop oppure web app.
- Seleziona la tua immagine del profilo in alto a destra e quindi seleziona Impostazioni.
- Espandi Voce nella barra laterale a sinistra e poi scegli Segreteria.
- Da Saluti della segreteria, seleziona Mostra opzioni per visualizzare tutti i tipi di messaggio di saluto della segreteria:
- Non disponibile – Il più comune, usato per impostazione predefinita
- Occupato – Questa opzione può essere utilizzata solo se la linea fa parte di un piano di chiamata
- Temporaneo – Quando selezionata, questa opzione ha la priorità sugli altri due tipi di messaggi
- Seleziona Registra accanto al tipo di messaggio di saluto desiderato, quindi scegli il microfono dalla nuova finestra. Se il pulsante di registrazione non è visibile, dovrai abilitare l'accesso al microfono.
- Seleziona Avviare la registrazione per registrare il messaggio di saluto.
- Seleziona Interrompere la registrazione per terminare la registrazione. Prima di salvare il messaggio di saluto, puoi riprodurlo, eliminarlo o registrarlo nuovamente.
- Seleziona Salva.
- Seleziona l'icona del cestino per eliminare un messaggio di saluto.
Modifica il messaggio di saluto dal telefono fisso
- Determina il tipo di messaggio di saluto che desideri utilizzare:
- Non disponibile – Il più comune, usato per impostazione predefinita
- Occupato – Questa opzione può essere utilizzata solo se la linea fa parte di un piano di chiamata
- Temporaneo – Quando selezionata, questa opzione ha la priorità sugli altri due tipi di messaggi
- Premi il pulsante della segreteria sul telefono o componi il numero *98/*99 dal telefono o dall'app softphone per accedere il menu della segreteria.
- Componi la password (quella predefinita è 0000).
- Premi 0 per le opzioni della casella di segreteria.
- Registra il tipo di messaggio di saluto desiderato.
- Segui le istruzioni vocali per accettare, verificare o registrare nuovamente il messaggio, quindi riaggancia.
Risultati:
Nota: Se hai un file con un messaggio di saluto della segreteria preregistrato che desideri utilizzare, contatta l'amministratore di sistema per messaggio di saluto caricato sul sistema e assegnate alla tua linea.
Aggiungi un messaggio di saluto temporaneo per le vacanze/festività/ecc.
- Premi il Pulsante Segreteria telefonica sul tuo telefono o chiamata *98/*99 dal telefono o dall'app softphone per accedere il menu della segreteria.
- Componi la password (quella predefinita è 0000).
- Premi 0 per le opzioni della casella di segreteria.
- Premi 4 per registrare un messaggio temporaneo.
- Segui le istruzioni vocali per accettare, verificare o registrare nuovamente il messaggio.
- Riattacca.
Risultati:
Nota: Se hai un file con un messaggio di saluto della segreteria preregistrato che desideri utilizzare, contatta l'amministratore di sistema per fare in modo che il messaggio di saluto venga caricato sul sistema e assegnato alla tua linea.
Rimuovi un messaggio di saluto temporaneo
- Componi *98 oppure *99 per accedere al menu della segreteria.
- Componi la password (quella predefinita è 0000).
- Premi 0 per Opzioni della casella di segreteria.
- Premi 4 per Registra messaggio temporaneo.
- Premi 2 per Elimina messaggio temporaneo.
Trasferisci una chiamata alla segreteria
App desktop e web
- Durante una chiamata attiva, seleziona Trasferisci.
- Cerca il nome, l’interno o il numero di telefono di un contatto.
- Seleziona la destinazione del trasferimento e quindi seleziona Invia a segreteria.
App mobile
- Durante una chiamata attiva, tocca Trasferisci.
- Cerca il nome, l’interno o il numero di telefono di un contatto.
- Seleziona la destinazione del trasferimento e quindi tocca Invia a segreteria.
Telefono fisso
- Avvia un trasferimento diretto dal telefono. Se hai bisogno di aiuto per imparare a imparare a farlo sul tuo telefono, leggi i nostri guide per i telefoni per maggiori dettagli.
- Trasferisci la chiamata digitando 0 seguito dal numero di interno.