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Partager des formations, gérer l’inscription et envoyer des e-mails

Une fois que vous avez planifié et configuré votre formation, vous pouvez inviter les participants, ainsi que configurer et gérer l’inscription.

Inviter des participants

  1. Connectez-vous à votre compte à l’adresse https://global.gototraining.com.
  2. Cliquez sur Mes formations dans le menu de gauche. Cliquez sur le titre de la formation.
  3. Sur la page Gérer la formation, sélectionnez Partager en haut à gauche.
  4. Vous pouvez aussi faire défiler jusqu’à la section Partager votre formation et sélectionner une option d’expédition :

    • URL de l’e-mail d’inscription : envoyez un e-mail d’inscription aux personnes que vous voulez inviter.
    • Copier les informations de la formation : copiez et collez les informations d’inscription à la formation dans une page Web, un document, ou autre. Pour sélectionner tout le texte affiché, cliquez sur Sélectionner tout pour tout mettre en surbrillance, puis copiez et collez-le en cliquant avec le bouton droit de la souris sur le texte sélectionné et en choisissant Copier. Vous pouvez également mettre le texte en surbrillance et appuyer sur Ctrl + C pour le copier, puis sur Ctrl + V pour le coller à l’endroit voulu.

Afficher l’URL d’inscription et l’identifiant de la formation

  1. Connectez-vous à votre compte à l’adresse https://global.gototraining.com.
  2. Cliquez sur Mes formations dans la navigation de gauche. Cliquez sur le titre de la formation.
  3. Dans la page Gérer la formation, faites défiler jusqu’à la section Partager votre formation où apparaissent l’adresse URL d’inscription et l’identifiant de la formation. Vous pouvez cliquer sur l’adresse URL d’inscription pour voir le formulaire d’inscription que vos participants voient.

Définir les paramètres d’inscription

  1. Connectez-vous à votre compte à l’adresse https://global.gototraining.com.
  2. Cliquez sur Mes formations dans le menu de gauche. Cliquez sur le titre de la formation.
  3. Sur la page Gérer la formation, faites défiler jusqu’à la section Partager votre formation.
  4. Cliquez sur Modifier dans la section Paramètres d’inscription et de paiement pour gérer l’inscription.

    • Prix (formations payantes)
    • Nombre maximum de participants
    • Clôturer l’inscription
    • Approbation automatique ou manuelle
    • Notification relative à l’inscription

Définir le nombre maximum de participants

  1. Sur la page Gérer les paramètres d'inscription dans l’onglet Inscription, vous pouvez limiter le nombre de participants qui peuvent s’inscrire à votre formation. Le nombre de participants par défaut peut aller jusqu’à 25, mais vous pouvez entrer un nombre inférieur dans le champ Nombre maximum de participants si vous le souhaitez. Personne ne pourra s’inscrire si le nombre limite de participants autorisés a été atteint.
  2. Cliquez sur Enregistrer.

Définir la clôture de l’inscription

  1. Sur la page Gérer les paramètres d'inscription, accédez à la section Clôturer l’inscription.
  2. Dans le menu déroulant, sélectionnez la date de clôture de l’inscription. Personne ne pourra s’inscrire si l’inscription a été clôturée.
  3. Cliquez sur Enregistrer.

Ajouter des champs supplémentaires au formulaire d’inscription

  1. Sur la page Gérer les paramètres d'inscription, vous pouvez sélectionner des champs d’inscription supplémentaires, obligatoires ou facultatifs, que vos participants devront renseigner :

    • Adresse
    • Ville
    • État/province
    • Code postal
    • Pays
    • Téléphone
    • Organisation
    • Fonction
    • Questions et commentaires

  2. Les champs ajoutés sont facultatifs par défaut, sauf si vous sélectionnez la case « Obligatoire » en regard de chaque champ d’inscription supplémentaire.
  3. Cliquez sur Enregistrer. Vous pouvez cliquer sur l’adresse URL d’inscription dans la page Gérer la formation pour voir ce que les inscrits verront.

Créer, modifier, trier ou supprimer des questions d’inscription personnalisées

  1. Dans la page Gérer les paramètres d'inscription, accédez à la section Créer vos propres questions. Vous n’êtes pas autorisé à demander des informations personnelles et confidentielles (informations relatives à la carte bancaire, numéros de sécurité sociale, etc.) dans les questions d’inscription.
  2. Cliquez sur Nouvelle question pour créer une question d’inscription.
  3. Sélectionnez le type de question :
    • Réponse courte : permet aux inscrits de donner une réponse ouverte.
    • Choix multiple (une réponse) : donne aux inscrits la possibilité de sélectionner une réponse parmi plusieurs options disponibles.
  4. Entrez votre question dans le champ Question. Si vous avez choisi le type de question à choix multiple, saisissez au moins deux réponses dans le champ Réponses. Si vous souhaitez ajouter plus de trois options de réponse, cliquez sur Ajouter une autre réponse.
  5. Cliquez sur Créer pour enregistrer votre question.

    • Pour modifier votre question, cliquez sur celle-ci dans la page Gérer les paramètres d'inscription. Après avoir effectué des modifications, cliquez sur Mettre à jour.
    • Pour rendre votre question personnalisée obligatoire, cochez la case « Obligatoire » en regard de la question dans la page Gérer les paramètres d'inscription.
    • Pour supprimer votre question, cliquez sur l’icône Supprimer en regard de la question dans la page Gérer les paramètres d'inscription.
    • Pour modifier l’ordre des questions, faites glisser une question vers le haut ou le bas de la liste des questions dans la page Gérer les paramètres d'inscription.

  6. Cliquez sur Enregistrer.

Approuver automatiquement ou manuellement les inscrits

  1. Dans la page Gérer les paramètres d'inscription, faites défiler vers le bas jusqu’à la section Approbation.
  2. Sélectionnez l’une des options d’approbation :
    • Approbation automatique : les inscrits recevront immédiatement des informations sur la façon de rejoindre la formation une fois qu’ils se seront inscrits.
    • Approbation manuelle : vous devez approuver les inscrits avant qu’ils ne reçoivent des informations sur la manière de rejoindre la formation.
  3. Si vous souhaitez recevoir un e-mail chaque fois que quelqu’un s’inscrit, sélectionnez la case à cocher « Notification relative à l’inscription ». Si vous ne sélectionnez pas cette option, vous pouvez revenir à la page Gérer la formation, dans laquelle vous pouvez cliquer sur Gérer ou sur le lien du numéro de l’inscrit dans la section Suivi des inscrits pour approuver ou refuser des inscrits.
  4. Cliquez sur Enregistrer.

Approuver, refuser ou annuler l’inscription

  1. Sur la page Gérer la formation, faites défiler jusqu’à la section Suivi des inscrits.
  2. Cliquez sur Gérer ou sur le nombre d’inscrits pour approuver ou refuser des inscrits.
  3. Sur la page Inscrits, sélectionnez un ou plusieurs inscrits dans l’onglet En attente d’approbation, puis cliquez sur Approuver ou sur Refuser.

    • Les inscrits approuvés recevront un e-mail de confirmation et seront transférés vers l’onglet Approuvés dans la page Inscrits. Vous pouvez toujours annuler leur inscription après les avoir approuvés ; ils seront transférés vers l’onglet Refusés.
    • Les inscrits refusés seront transférés vers l’onglet Refusés, dans lequel vous pouvez toujours les approuver si vous changez d’avis.

  4. Pour voir les détails d’un inscrit, cliquez sur son nom dans la page Inscrits :

    • État : En attente d’approbation, Paiement en attente, Approuvé ou Refusé
    • Inscrit le : date à laquelle la personne s’est inscrite à la formation
    • E-mail : adresse e-mail de l’inscrit

  5. Pour exporter les données d’inscription vers Excel, cliquez sur Rapport d’inscription dans la page Inscrits.

Afficher les détails de l’inscrit

  1. Sur la page Gérer la formation, cliquez sur le lien Nombre d’inscrits.
  2. Sur la page Inscrits, cliquez sur le nom de l’inscrit pour voir les détails de l’inscrit. Selon les paramètres que vous avez activé pour la formation, vous pouvez voir les informations de paiement de l’inscrit (pour les formations qui requièrent un paiement), les détails d’inscription et les réponses de test.

Envoyer des e-mails de confirmation aux inscrits

Des e-mails de confirmation sont immédiatement envoyés lors de l’inscription si l’approbation automatique est activée. Si l’approbation manuelle est activée, des e-mails de confirmation sont envoyés lors de l’approbation.
  1. Pour renvoyer les e-mails de confirmation, ouvrez la page Gérer la formation et faites défiler vers le bas jusqu’à la section E-mails.
  2. Cliquez sur Afficher en regard de Suivi des inscrits. Sur la page Inscrits, cliquez sur le nom d’un inscrit.
  3. Dans la page Détails de l’inscrit, cliquez sur Renvoyer l’e-mail de confirmation.

Envoyer des e-mails de rappel aux inscrits

  1. Dans la page Gérer la formation, faites défiler vers le bas jusqu’à la section E-mails.
  2. Cliquez sur Modifier en regard de la section E-mails de rappel.
  3. Dans la page E-mails de rappel, planifiez l’envoi de vos e-mails de rappel aux participants en choisissant une ou plusieurs options :

    • 1 heure avant la date et l’heure de début
    • 1 jour avant la date et l’heure de début
    • 1 semaine avant la date et l’heure de début

  4. Vous pouvez cocher la case M’envoyer une copie de l’e-mail de rappel si vous souhaitez également en recevoir une copie.
  5. Vous pouvez entrer le texte personnalisé dans le champ. Vous pouvez personnaliser les e-mails de rappel jusqu’à ce qu’ils soient envoyés aux participants.
  6. Cliquez sur Enregistrer. Vous pouvez voir vos modifications dans la section E-mails de la page Gérer la formation. Pour avoir prévisualiser l’e-mail tel qu’il apparaîtra aux participants, sélectionnez Aperçu.

Envoyer des e-mails de suivi aux participants

  1. Dans la page Gérer la formation, faites défiler vers le bas jusqu’à la section E-mails.
  2. Cliquez sur Modifier en regard de la section E-mails de suivi.
  3. Dans la page E-mails de suivi, cochez la case « Envoyer un e-mail de suivi aux participants ». Un e-mail de suivi peut être envoyé aux participants jusqu’à 7 jours après la date de fin planifiée de la formation.
  4. Choisissez ensuite quand vous souhaitez envoyer l’e-mail de suivi :
    • 1 heure après la date de fin planifiée
    • 1 à 7 jours après la date de fin planifiée
  5. Vous pouvez cocher la case M’envoyer une copie de l’e-mail de suivi si vous souhaitez également en recevoir une copie.
  6. Entrez l’objet et le corps du texte dans le champ indiqué pour personnaliser l’e-mail.
  7. Cliquez sur Enregistrer. Vous pouvez voir vos modifications dans la section E-mails de la page Gérer la formation.

Envoyer l’e-mail d’annulation de formation aux inscrits

  1. Dans la page Gérer la formation, sélectionnez Annuler en haut de la page. Pour annuler des sessions spécifiques d’une série de formations récurrentes, cliquez sur l’icône Annuler en regard de l’identifiant de formation dans la section Date et heure.
  2. Lorsque vous êtes invité à confirmer l’annulation de la formation, cliquez sur Continuer.
  3. Si des participants sont inscrits, vous serez invité à annuler les inscriptions. Sur la page Annuler des inscriptions, cliquez sur Annuler la formation.
  4. Vous pouvez désormais personnaliser le texte dans l’e-mail de confirmation qui est envoyé aux inscrits et émettre des remboursements pour les formations payantes. Sur la page Envoyer un e-mail d’annulation d’inscription, vous pouvez ajouter vos propres corps de texte et cliquer sur Envoyer lorsque vous êtes prêt.