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Comment configurer une ligne d’annonce ?

Comment configurer une ligne d’annonce ?

Les lignes d’annonce permettent aux appelants d’entendre un message pré-enregistré, tels qu’une annonce quotidienne d’école, une vente ou une promotion saisonnière, etc. Comme les annonces changent en permanence, il est utile de configurer ces lignes de manière à ce que tout utilisateur puisse enregistrer et mettre à jour ces enregistrements sans devoir accéder au portail d’administration.
Remarque :
  • Si les annonces ne changent pas souvent ou si un administrateur met à jour les enregistrements, vous pouvez envisager d'utiliser un clip audio dans un plan de numérotation plutôt que les étapes ci-dessous.
  • Les appelants devront être dirigés vers la ligne d’annonce via répondeur vocal automatique de votre plan de numérotation ou en dirigeant un numéro de téléphone vers le poste.

GoTo Admin

Si vous êtes un administrateur qui s'affiche à https://admin.goto.com, ces étapes sont pour vous.

Configurer la ligne d'annonce

Avant de commencer: Vous devez avoir un rôle d'administrateur ou de super-administrateur role pour effectuer cette tâche.
  1. Connectez-vous à GoTo Admin.
  2. Sélectionnez Icône du système téléphonique (téléphone dans un nuage) Phone System > Call routes > Shared voicemail et sélectionnez Icône d'ajout (signe plus) Add shared voicemail en haut à droite.
    Remarque : Cette boîte vocale partagée ne sera utilisée que comme ligne d'annonce.
  3. Le prochain numéro disponible s’affichera automatiquement dans le champ Poste ; changez-le si nécessaire.
  4. Entrez un Nom pour la boîte vocale partagée.
  5. Sélectionnez Enregistrer puis choisissez la nouvelle boîte vocale partagée.
  6. Sélectionnez le Paramètres puis sélectionnez Notifications.
  7. Activer Notifications par e-mail.
  8. En Adresse e-mail du destinataire, entrez l'adresse e-mail pour laquelle vous souhaitez envoyer les notifications de messagerie vocale.
  9. Facultatif : Depuis Général, activation Redirection vers un poste puis choisissez l'extension souhaitée. Ceci permet à un appelant d'appuyer 0 pendant l'annonce de transfert vers le début d'un plan de numérotation ou d'une autre ligne pour l'assistance.
    Remarque : Activer ce réglage n'invite pas automatiquement les appelants à appuyer 0 pour passer à un autre poste. Vous devrez inclure ces instructions dans l’enregistrement de votre annonce.
  10. Sélectionnez Enregistrer.

Enregistrez des annonces.

  1. Composition *98 depuis un téléphone.
  2. Entrez le poste attribué à la ligne d’annonce.
  3. Entrez le mot de passe de la messagerie vocale (par défaut 0000).
  4. Appuyez sur 0 pour Options de la boîte vocale puis appuyez sur 4 enregistrer un Message temporaire.
    Remarque : Une fois enregistré, ce message prévaut sur tout autre message d’accueil de la boîte vocale. Dans votre enregistrement :
    • Enregistrer 10 à 20 + secondes de silence après votre annonce pour vous assurer que l'appelant n'entend pas de bip et laissez un message vocal.
    • Si l'option Redirection vers un poste est activée, inclure des instructions pour appuyer sur 0 être transféré vers le poste spécifié (voir étape 8 ci-dessus).
  5. Suivez les invites vocales pour accepter, revoir ou réenregistrer votre enregistrement.
  6. Facultatif : Pour supprimer un message temporaire, composez le *98 ou *99 pour accéder au menu de la messagerie vocale. Appuyez sur 0 pour Options de la boîte vocale, 4 pour Enregistrer le message temporaire, puis 2 à Supprimer le message temporaire. Si vous êtes administrateur, vous pouvez aussi le supprimer directement depuis le portail d'administration.
Que faire ensuite: Acheminer un numéro de téléphone à l'extension directe de l'annonce ou l'utiliser comme option dans un plan de numérotation.

Administration PBX (classique)

Si vous êtes un administrateur qui s'affiche à https://my.jive.com/pbx, ces étapes sont pour vous.

Configurer la ligne d'annonce

Avant de commencer: Vous devez avoir un rôle d'administrateur ou de super-administrateur role pour effectuer cette tâche.
  1. Connectez-vous à Administration PBX (classique).
  2. Sélectionnez Boîtes vocales partagées dans la barre latérale de gauche, puis cliquez sur Ajouter une boîte vocale partagée.
    Remarque : Cette boîte vocale partagée ne sera utilisée que comme ligne d'annonce.
  3. Le prochain numéro disponible s’affichera automatiquement dans le champ Poste ; changez-le si nécessaire.
  4. Entrez un Nom pour la boîte vocale partagée.
  5. Sélectionnez Icône de coche puis choisissez la nouvelle boîte vocale partagée.
  6. Depuis Messagerie vocale > Options de Notification, activez tout Options de Notification par e-mail.
  7. Sélectionnez le Adresse e-mail destinataire des notifications de messagerie vocale.
  8. Facultatif : Depuis Options générales, choisissez Redirection vers un poste puis choisissez l'extension souhaitée. Ceci permet à un appelant d'appuyer 0 pendant l'annonce de transfert vers le début d'un plan de numérotation ou d'une autre ligne pour l'assistance.
    Remarque : Activer ce réglage n'invite pas automatiquement les appelants à appuyer 0 pour passer à un autre poste. Vous devrez inclure ces instructions dans l’enregistrement de votre annonce.
  9. Sélectionnez Enregistrer.

Enregistrez des annonces.

  1. Composition *98 depuis un téléphone.
  2. Entrez le poste attribué à la ligne d’annonce.
  3. Entrez le mot de passe de la messagerie vocale (par défaut 0000).
  4. Appuyez sur 0 pour Options de la boîte vocale puis appuyez sur 4 enregistrer un Message temporaire.
    Remarque : Une fois enregistré, ce message prévaut sur tout autre message d’accueil de la boîte vocale. Dans votre enregistrement :
    • Enregistrer 10 à 20 + secondes de silence après votre annonce pour vous assurer que l'appelant n'entend pas de bip et laissez un message vocal.
    • Si l'option Redirection vers un poste est activée, inclure des instructions pour appuyer sur 0 être transféré vers le poste spécifié (voir étape 8 ci-dessus).
  5. Suivez les invites vocales pour accepter, revoir ou réenregistrer votre enregistrement.
  6. Facultatif : Pour supprimer un message temporaire, composez le *98 ou *99 pour accéder au menu de la messagerie vocale. Appuyez sur 0 pour Options de la boîte vocale, 4 pour Enregistrer le message temporaire, puis 2 à Supprimer le message temporaire. Si vous êtes administrateur, vous pouvez aussi le supprimer directement depuis le portail d'administration.
Que faire ensuite: Acheminer un numéro de téléphone à la ligne d'annonce ou l'utiliser comme option dans un plan de numérotation.
Articles connexes:
  • Intercom d'une ligne (sans sonnerie)
  • Modifier les lignes et les boutons de mon téléphone
Dernière mise à jour de l'Article: 3 May, 2023
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