Comment préparer mon système téléphonique pour un jour de congé ?
Personnalisez les fonctionnalités de votre système téléphonique pour une période de congé ou de vacances.
Avant de commencer: You must have an admin or super admin
role to perform this task.
Connectez-vous à votre portail administrateur préféré :
- Si vous êtes un administrateur utilise GoTo Admin, vous vous connecterez à https://admin.goto.com.
- Si vous êtes un administrateur qui utilise l'administration PBX (classique), vous vous connecterez à https://my.jive.com/pbx.
Choisissez ensuite ce que vous souhaitez faire pour que votre système soit prêt pour les vacances.
Conseil : Êtes-vous un apprenant visuel ? Regardez cette liste de lecture vidéo.
Mettre à jour le plan de numérotation
Mettre à jour votre plan de numérotation actuel si vous aurez des employés ou des services en prenant du temps.
Enregistrer le message d'accueil de congés
Enregistrer un message d'accueil de congés. Ce clip audio d'accueil peut être ajouté à votre plan de numérotation dans une version ultérieure.
Conseil : Essayez-le ! Ajoutez un extrait sonore de synthèse vocale et incluez l'une de nos 3 nouvelles options de musique de fond de vacances (uniquement disponible dans GoTo Admin) :
- Un Noël qui fait chaud au cœur
- Noël blanc jazzy
- Le Père Noël arrive
Personnaliser la musique d'attente
Personnaliser votre musique d'attente à l'échelle du système, sur des lignes ou postes spécifiques, des groupes d'appels et/ou des files d'appels vers des morceaux spécifiques aux congés.
Mettre à jour l'horaire
Créer ou mettre à jour votre calendrier si vos heures sont ajustées pour les congés et acheminez automatiquement les appels vers la bonne destination. Vous pouvez également
ajouter un jour de congé (date et heure) à un calendrier et informez automatiquement vos appelants que vous êtes fermé. Découvrez ensuite comment ajouter le calendrier et/ou le jour de congé à votre plan de numérotation.
Créer/mettre à jour votre horaire pour les heures d'utilisation ajustées
Créer un nouvel horaire ou
mettre à jour un horaire existant si vos horaires d'ouverture sont modifiés :
Conseil : N'oubliez pas que vous pouvez cloner votre plan de numérotation, apporter des modifications à cette copie, puis l'essayer sans modifier votre plan de numérotation original. Cette action peut être particulièrement utile lorsque vous essayez quelque chose de nouveau !
Créer un jour de congé pour les heures de fermeture
Si vous serez fermé pendant un jour de congé et devez régler votre flux d'appels.
Ajoutez un jour férié (date et plage horaire) à un horaire existant et informez automatiquement vos appelants que vous êtes fermé.
Remarque : Les congés ne se répètent pas automatiquement chaque année, par exemple, vous devez ajouter Noël chaque année.
Ajouter un calendrier/un jour de congé au plan de numérotation
Si vous avez créé ou mis à jour un jour de congé ou un calendrier, ajoutez-le à votre plan de numérotation:
- Connectez-vous au portail administrateur de votre choix. Naviguez ensuite jusqu'au plan de numérotation auquel vous souhaitez ajouter un horaire ou un jour férié :
- Si vous êtes un administrateur qui utilise GoTo Admin, connectez-vous à https://admin.goto.com. Ensuite, dans le menu de navigation de gauche, sélectionnez
Système téléphonique > .Acheminements des appels > Plans de numérotation et choisissez le plan de numérotation souhaité qui utilise l'horaire que vous venez de modifier/créer. - Si vous êtes un administrateur qui utilise PBX Administration (classic), connectez-vous à https://my.jive.com/pbx. Sélectionnez Plans de numérotation dans la navigation de gauche et choisissez le plan de numérotation souhaité qui utilise l'horaire que vous venez de modifier/créer.
Résultat: L'éditeur de plan de numérotation s'ouvrira.
- Si vous êtes un administrateur qui utilise GoTo Admin, connectez-vous à https://admin.goto.com. Ensuite, dans le menu de navigation de gauche, sélectionnez
- Facultatif : Ajoutez le Jouer un extrait audio nœud à votre Horaire chemin du nœud pour Pendant les congés et choisissez le clip audio de message d'accueil de congés (dans le menu déroulant) que vous avez créé à l'étape 3.
Activer le transfert d’appel.
Activer le transfert d'appel si vous serez déconnecté du bureau et assurez-vous que vos utilisateurs savent également comment activer l'appel.
- Pour application de bureau/web des instructions vidéo, cliquez ici
- Pour application mobile des instructions vidéo, cliquez ici
Mettre à jour le message d'accueil de messagerie vocale
Mettre à jour votre message d'accueil de messagerie vocale et encourage tous les utilisateurs à effectuer la même session pour le moment ou pour les conférences de bureau pour permettre aux appelants de s'attendre à un rappel.
- Pour application de bureau/web des instructions vidéo, cliquez ici
- Pour application mobile des instructions vidéo, cliquez ici