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Wie kann ich eine Leitung für Ankündigungen einrichten?

Wenn Sie eine Leitung für Ankündigungen einrichten, können Anrufer eine im Voraus aufgezeichnete Nachricht hören. Ankündigungen sind in der Regel Nachrichten, die sich häufig ändern, wie z. B. tägliche Ankündigungen von Schulen für Schüler und Eltern, saisonabhängige Verkaufs- oder Werbeaktionen usw. Da die Ankündigungen laufend wechseln, sollten diese Leitungen so konfiguriert werden, dass alle Benutzer, auch wenn sie keine Administratoren sind, ohne Zugriff auf das Admin-Portal Ansagen aufzeichnen und diese Aufzeichnungen aktualisieren können.

Hinweis:

Wenn Ihre Ankündigungen nicht oft wechseln oder von einem Systemadministrator aktualisiert werden, empfiehlt sich unter Umständen anstelle der unten beschriebenen Schritte die Verwendung eines Soundclips in einem Wählplan.

Anrufer müssen von einer automatischen Telefonzentrale in Ihrem Wählplan oder durch Routen einer Rufnummer zur entsprechenden Durchwahl zu der für Ankündigungen verwendeten Leitung geleitet werden.

1. Melden Sie sich auf my.jive.com/PBX an.

2. Klicken Sie in der Leiste links auf „Gemeinsame Voicemailboxen“ und dann auf [GEMEINSAME VOICEMAILBOX HINZUFÜGEN]. Diese gemeinsame Voicemailbox wird rein als Leitung für Ankündigungen verwendet.

  • Die nächste verfügbare Nummer wird automatisch als Durchwahl verwendet; Sie können sie nach Belieben ändern.

3. Geben Sie einen Namen für die gemeinsame Voicemailbox ein.

4. Klicken Sie auf das Häkchensymbol und dann auf die neue gemeinsame Voicemailbox.

5. Aktivieren Sie auf der Registerkarte „Voicemail“ im Abschnitt „Benachrichtigungsoptionen“ alle E-Mail-Benachrichtigungsoptionen.

6. Geben Sie die E-Mail-Adresse der Person ein, die die Voicemail-Benachrichtigungen erhalten soll (Voicemails sind sehr selten).

  • E-Mails können nur an eine einzige E-Mail-Adresse gesendet werden. Wenn Ihre E-Mails an eine Gruppe von Empfängern gesendet werden sollen, können Sie entweder eine Alias-Adresse verwenden (z. B. sales@guthrie.com) oder in Ihrem E-Mail-Client eine automatische Weiterleitungsregel erstellen.
  • Die E-Mails kommen von noreply@jive.com; stellen Sie sicher, dass E-Mails von dieser Adresse nicht als Spam markiert werden.

7. Wählen Sie im Abschnitt „Allgemeine Optionen“ die Option „An Durchwahl weiterleiten“ und dann die gewünschte Durchwahl (optional). Dies ermöglicht es einem Anrufer, während der Ankündigung 0 (Null) zu drücken, um zum Anfang eines Wählplans zurückgeleitet bzw. zu einer anderen Leitung durchgestellt zu werden, um Hilfe zu erhalten.

  • Wenn diese Einstellung aktiviert ist, werden Anrufer nicht automatisch zum Drücken auf 0 (Null) aufgefordert, um an eine andere Durchwahl weitergeleitet zu werden. Sie müssen diese Anweisung Teil Ihrer aufgezeichneten Ankündigung machen.

8. Klicken Sie auf [SPEICHERN].

9. Zeichnen Sie Ihre Ankündigung auf (eine Anleitung finden Sie weiter unten).

10. Nach dem Erstellen Ihrer Ankündigungsleitung können Sie eine Rufnummer zu ihr leiten oder sie als Option in einem Wählplan verwenden.

Ankündigungen aufzeichnen

1. Wählen Sie auf einem Telefon *98.

2. Geben Sie die Durchwahlnummer der Ankündigungsleitung ein.

3. Geben Sie das Voicemail-Passwort ein (standardmäßig 0000).

4. Drücken Sie 0 für die Voicemailbox-Optionen.

5. Drücken Sie 4, um eine temporäre Nachricht aufzuzeichnen. Diese Nachricht (wenn vorhanden) setzt alle anderen Voicemail-Begrüßungen außer Kraft. Bedenken Sie beim Aufzeichnen Folgendes:

  • Zeichnen Sie nach Ihrer Ankündigung eine mindestens 10 bis 20 Sekunden lange Pause auf, um sicherzugehen, dass der Anrufer einen Piepton hört und eine Voicemail hinterlassen kann.
  • Wenn die Option „Ausstieg aus Voicemailbox“ aktiviert ist, sollten Sie Anrufern mitteilen, dass sie durch Drücken von 0 (Null) zur festgelegten Durchwahl durchgestellt werden können (siehe Schritt 7 oben).

6. Folgen Sie den Sprachanweisungen, um die Aufzeichnung zu akzeptieren, zu kontrollieren oder zu wiederholen.

Tipp: Wählen Sie zum Löschen einer temporären Nachricht *98 oder *99. Sie gelangen in das Voicemail-Menü. Drücken Sie 0, um auf die Voicemailbox-Optionen zuzugreifen, 4 zum Aufzeichnen einer temporären Nachricht, und dann 2, um die temporäre Nachricht zu löschen. Als Systemadministrator können Sie diese Nachrichten auch direkt über das Admin-Portal löschen.