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Wie kann ich eine Leitung für Ankündigungen einrichten?

Wie kann ich eine Leitung für Ankündigungen einrichten?

Wenn Sie eine Leitung für Ankündigungen einrichten, können Anrufer eine im Voraus aufgezeichnete Nachricht hören, wie z. B. tägliche Ankündigungen von Schulen, saisonabhängige Verkaufs- oder Werbeaktionen usw. Da die Ankündigungen laufend wechseln, sollten diese Leitungen so konfiguriert werden, dass alle Benutzer ohne Zugriff auf das Admin-Portal Ansagen aufzeichnen und diese Aufzeichnungen aktualisieren können.
Anmerkung:
  • Wenn sich die Ansagen nicht oft ändern oder ein Administrator die Aufnahmen aktualisiert, können Sie statt der folgenden Schritte auch einen Soundclip in einem Wählplan verwenden.
  • Die Anrufer müssen über eine automatische Vermittlung in Ihrem Wählplan oder durch Weiterleitung einer Telefonnummer an die Nebenstelle zur Durchsageleitung geleitet werden.

GoTo Admin

Wenn Sie ein Administrator sind, der sich unter https://admin.goto.comsind diese Schritte für Sie gedacht.

Einrichten der Ankündigungsleitung

Vorbereitungen: Sie müssen eine Administrator- oder Superadministrator Rolle haben, um diese Aufgabe auszuführen.
  1. Melden Sie sich bei GoTo Admin an.
  2. Wählen Sie Symbol für die Telefonanlage (Telefon in einer Cloud) Telefonanlage > Routing von Anrufen > Gemeinsame Voicemail und wählen Sie dann Symbol Hinzufügen (Pluszeichen) Gemeinsame Voicemail hinzufügen oben rechts.
    Anmerkung: Diese gemeinsame Sprachbox wird nur als Ansageleitung verwendet.
  3. Die nächste verfügbare Nummer wird automatisch als Durchwahl verwendet; Sie können sie nach Belieben ändern.
  4. Geben Sie einen Namen für die gemeinsame Voicemailbox ein.
  5. Wählen Sie Speichern und dann die neue gemeinsame Voicemailbox aus.
  6. Wählen Sie die Registerkarte Einstellungen und dann Benachrichtigungen aus.
  7. Aktivieren Sie E-Mail-Benachrichtigungen.
  8. Geben Sie unter E-Mail-Adresse des Empfängers die E-Mail-Adresse ein, an die die Voicemail-Benachrichtigungen gesendet werden sollen.
  9. Optional: Aktivieren Sie unter Allgemein die Option Ausstieg aus Voicemailbox und wählen Sie dann die gewünschte Durchwahl. Dies ermöglicht es einem Anrufer, während der Ankündigung 0 zu drücken, um zum Anfang eines Wählplans zurückgeleitet bzw. zu einer anderen Leitung durchgestellt zu werden, um Hilfe zu erhalten.
    Anmerkung: Wenn diese Einstellung aktiviert ist, werden Anrufer nicht automatisch zum Drücken auf 0 aufgefordert, um an eine andere Durchwahl weitergeleitet zu werden. Sie müssen diese Anweisungen in die Aufzeichnung Ihrer Ankündigung aufnehmen.
  10. Wählen Sie Speichern aus.

Ankündigungen aufzeichnen

  1. Wählen Sie auf einem Telefon *98.
  2. Geben Sie die Durchwahlnummer der Ankündigungsleitung ein.
  3. Geben Sie das Voicemail-Passwort ein (standardmäßig 0000).
  4. Drücken Sie 0, um zu den Voicemailbox-Optionen zu gelangen, und dann 4, um eine Temporäre Nachricht aufzuzeichnen.
    Anmerkung: Wenn diese Nachricht aufgezeichnet wird, überschreibt sie alle anderen Voicemail-Ansagen. Bedenken Sie beim Aufzeichnen Folgendes:
    • Zeichnen Sie nach Ihrer Ankündigung eine mindestens 10 bis 20 Sekunden lange Pause auf, um sicherzugehen, dass der Anrufer keinen Piepton hört und eine Voicemail hinterlassen kann.
    • Wenn die Option „Ausstieg aus Voicemailbox“ aktiviert ist, sollten Sie Anrufern mitteilen, dass sie durch Drücken von 0 zur festgelegten Durchwahl durchgestellt werden können (siehe Schritt 8 oben).
  5. Folgen Sie den Sprachanweisungen, um die Aufzeichnung zu akzeptieren, zu kontrollieren oder zu wiederholen.
  6. Optional: Wählen Sie zum Löschen einer temporären Nachricht *98 oder *99. Sie gelangen in das Voicemail-Menü. Drücken Sie 0, um auf die Voicemailbox-Optionen zuzugreifen, 4 zum Aufzeichnen einer temporären Nachricht und dann 2, um die temporäre Nachricht zu löschen. Wenn Sie ein Administrator sind, können Sie diese auch direkt über das Admin-Portal löschen.
Nächste Maßnahme: Leiten Sie eine Rufnummer zur direkten Durchwahl der Ankündigung weiter oder verwenden Sie sie als Option in einem Wählplan.

PBX-Verwaltung (klassisch)

Wenn Sie ein Administrator sind, der sich unter https://my.jive.com/pbxsind diese Schritte für Sie gedacht.

Einrichten der Ankündigungsleitung

Vorbereitungen: Sie müssen eine Administrator- oder Superadministrator Rolle haben, um diese Aufgabe auszuführen.
  1. Melden Sie sich bei PBX-Administration (Klassisch) an.
  2. Wählen Sie Gemeinsame Voicemailboxen in der linken Seitenleiste und klicken Sie dann auf Gemeinsame Voicemailbox hinzufügen.
    Anmerkung: Diese gemeinsame Sprachbox wird nur als Ansageleitung verwendet.
  3. Die nächste verfügbare Nummer wird automatisch als Durchwahl verwendet; Sie können sie nach Belieben ändern.
  4. Geben Sie einen Namen für die gemeinsame Voicemailbox ein.
  5. Wählen Sie Häkchen-Symbol und dann die neue gemeinsame Voicemailbox aus.
  6. Von Voicemail > Benachrichtigungsoptionenkönnen Sie alle E-Mail-Benachrichtigungsoptionen aktivieren.
  7. Geben Sie die E-Mail-Adresse der Person ein, die die Voicemail-Benachrichtigungen erhalten soll.
  8. Optional: Wählen Sie in den Allgemeine Optionen die Option An Durchwahl weiterleiten und wählen Sie dann die gewünschte Erweiterung. Dies ermöglicht es einem Anrufer, während der Ankündigung 0 zu drücken, um zum Anfang eines Wählplans zurückgeleitet bzw. zu einer anderen Leitung durchgestellt zu werden, um Hilfe zu erhalten.
    Anmerkung: Wenn diese Einstellung aktiviert ist, werden Anrufer nicht automatisch zum Drücken auf 0 aufgefordert, um an eine andere Durchwahl weitergeleitet zu werden. Sie müssen diese Anweisungen in die Aufzeichnung Ihrer Ankündigung aufnehmen.
  9. Wählen Sie Speichern aus.

Ankündigungen aufzeichnen

  1. Wählen Sie auf einem Telefon *98.
  2. Geben Sie die Durchwahlnummer der Ankündigungsleitung ein.
  3. Geben Sie das Voicemail-Passwort ein (standardmäßig 0000).
  4. Drücken Sie 0, um zu den Voicemailbox-Optionen zu gelangen, und dann 4, um eine Temporäre Nachricht aufzuzeichnen.
    Anmerkung: Wenn diese Nachricht aufgezeichnet wird, überschreibt sie alle anderen Voicemail-Ansagen. Bedenken Sie beim Aufzeichnen Folgendes:
    • Zeichnen Sie nach Ihrer Ankündigung eine mindestens 10 bis 20 Sekunden lange Pause auf, um sicherzugehen, dass der Anrufer keinen Piepton hört und eine Voicemail hinterlassen kann.
    • Wenn die Option „Ausstieg aus Voicemailbox“ aktiviert ist, sollten Sie Anrufern mitteilen, dass sie durch Drücken von 0 zur festgelegten Durchwahl durchgestellt werden können (siehe Schritt 8 oben).
  5. Folgen Sie den Sprachanweisungen, um die Aufzeichnung zu akzeptieren, zu kontrollieren oder zu wiederholen.
  6. Optional: Wählen Sie zum Löschen einer temporären Nachricht *98 oder *99. Sie gelangen in das Voicemail-Menü. Drücken Sie 0, um auf die Voicemailbox-Optionen zuzugreifen, 4 zum Aufzeichnen einer temporären Nachricht und dann 2, um die temporäre Nachricht zu löschen. Wenn Sie ein Administrator sind, können Sie diese auch direkt über das Admin-Portal löschen.
Nächste Maßnahme: Leiten Sie eine Rufnummer an die Leitung für die Ankündigung weiter oder verwenden Sie sie als Option in einem Wählplan.
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Artikel zuletzt aktualisiert: 3 May, 2023
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